Ettepanekute kaaskirjad on professionaalsed kirjad, mis saadetakse potentsiaalsetele klientidele koos täidetud äriettepanekutega. Parimad näited ettepaneku kaaskirjast on lühikesed, isiklikud, kuid professionaalsed ning aitavad tugevdada vastaja ja saaja vahelist suhtlust. Seda tüüpi kirjades on alati mitu põhielementi, samuti mõned levinumad vead, mida vältida.
Viga, mida paljud ärispetsialistid teevad, on ettepaneku kaaskirja kasutamine ettepaneku sisu kokkuvõtte tegemiseks. Kuna paljud ettepaneku mallid sisaldavad dokumendi lõpus kokkuvõtet, pole see vajalik. Tegelikult loob seda tüüpi detailide kaaskirja lisamine olukorra, kus adressaat peab sama teavet korduvalt lugema, mis võib hindamisprotsessi negatiivselt mõjutada.
Üks olulisemaid asju, mida ettepaneku kaaskirja koostamisel meeles pidada, on see lühidalt. Piisab kolmest kuni neljast lühikesest lõigust. Seda tüüpi piirangu seadmine enda jaoks tagab, et hoiate kogu teksti ühel lehel, vältides sellega viga, et saadate koos põhidokumendiga ka miniettepaneku.
Ettepaneku kaaskirja avamine peaks olema lühike. Kasutage esimest lõiku, et tänada adressaati, et ta võimaldas teil osaleda pakkumise pakkumise protsessis. Samuti on asjakohane kiita taotlustaotluse või RFP ülesehitust, mida teile pakuti ettepaneku ja esitamisprotsessi juhisena. Üldiselt saab seda teha kolme kuni nelja lausega, ilma tänuga liialdamata.
Teie järgmine lõik võib sisaldada midagi isiklikku, kuid siiski professionaalset. Kui pakkumine esitatakse olemasolevale kliendile, on asjakohane mainida, kui palju teile on meeldinud koostöö kliendiga minevikus. Juhtudel, kui pakkumine läheb ettevõttele, millega te pole kunagi varem äri teinud, keskenduge töösuhtele, mis on loodud telefonivestluste, e-kirjade ja muude kontaktide kaudu, mis teil on olnud oma peamise kontaktisikuga. ettepaneku koostamise ajal. See aitab hoida kirja liiga kuivana, vältides samas liiga isiklikuks muutumise viga.
Ettepaneku kaaskirja sulgemiseks öelge oma ootused tuleviku suhtes. See võib hõlmata tõsiasja, et ootate äri teenimist ja pikaajalist töösuhet uue kliendiga. See lõik peaks näitama usaldust teie pakutavate kaupade või teenuste kvaliteedi vastu, kuid mitte heitma väiteid teie konkurentidele. Keskenduge sellele, kui palju head saate kliendile teha, mitte sellele, kui palju olete kõigist teistest parem.
Ärge kunagi kirjutage oma ettepaneku kaaskirja enne, kui ettepanek ise on lõpetatud. Selle põhjuseks on asjaolu, et teil võib olla üks või kaks viimast minutit adressaadiga suhtlemiseks, mis mõjutab teie kirja tooni ja sisu. Igal juhul veenduge alati, et teie kirja struktuur oleks kooskõlas sellega, mida teate adressaadi ettevõttekultuuri kohta, ja valige oma sõnad vastavalt. Selle teguri meelespidamine on peen viis väljendada oma lugupidamist selle vastu, kuidas nad äri ajavad, ilma et paistaks komplimentidega patroneeriv või liiga väljendusrikas.
SmartAsset.