Ettevõtte või organisatsiooni kasvades muutub olulisemaks hankejuhiste kehtestamise vajadus. Hange või ostmine on kõigi teenustele ja kaupadele tehtud kulutuste haldamine. Üldise ärijuhtimise aspektina on see keskne funktsioon, mis on otseselt seotud kulude ohjeldamise, kulude vähendamise ja kasumi suurendamisega. Kuigi enamik inimesi seostab hankeid suurte ettevõtete ja mitme miljoni dollari suuruste tehingutega, võivad hankejuhised aidata nii suurt kui ka väikest ettevõtet.
Hangete valdkond on nii lai, et kõige parem on see jagada erinevateks äriprotsessideks. Peamised kategooriad on: hankija juhtimine, lepingulised kaubad ja teenused, maksetingimused, piirmäärad ja kohustuste eraldamine. Lisaks erinevate äriprotsesside tuvastamisele tuleb hankejuhiste väljatöötamiseks täita kolm punkti: luua organisatsiooniline struktuur ja rollid, rakendada raamatupidamise kontrolle ning määratleda vastutus ja vastutus organisatsioonisiseste hankeprotsesside eest.
Hankejuhiste väljatöötamisel kasutatav standardmetoodika on juhendite failikausta loomine. Looge selles failikaustas iga suurema äriprotsessi jaoks eraldi kaust. Juhiste väljatöötamise ajal koostage protsessijuhised erinevate protsessiga seotud rollide ja osakondade jaoks. Kaasake järelevalve- ja juhtimisaruannete jaotis, samuti juhtkonna ülevaatuse voodokument. Kõik juhised tuleks üle vaadata ja mõjutatud valdkondadega läbi arutada ning esitada ülevaatamiseks kõrgemale juhtkonnale. Vastuvõtmisel on juhiste rakendamiseks vaja kõiki kasutajaid koolitada.
Esimesena tuleb üle vaadata erinevate osalejate rollid ja kohustused hankeprotsessis. Määrake iga tehingu puhul kes, mis, kus ja miks ning määrake alguspunkt või tegevus. Näiteks kui osakond nõuab kontoritarbeid, kes selle protsessi eest vastutab? Kuidas nad otsustavad, millise müüjaga ühendust võtta? Kui suur on maksimaalne summa, mida nad saavad kulutada ja kes selle ostu heaks kiidab? Need küsimused on kõik hankejuhiste väljatöötamisel kesksed.
Raamatupidamine pakub standardstruktuuri kulutuste jälgimiseks ja haldamiseks. Ostutaotluste, ostutellimuste, hinnapakkumiste, lepingute ja muude hanketööriistade kasutamine mõjutab raamatupidamisfunktsioone. Tüüpilised raamatupidamiskontrollid keskenduvad pettuseriski vähendamisele, dollari eest parima hinna saamisele, kokkulepitud hinna ja tingimuste saamisele ning heakskiitmisvolituste saamisele. Neid üksusi saab hallata arvutisüsteemis, kuid need tuleb kõigepealt määratleda äriprotsesside juhistes.
Aruandlus ja vastutus on hangete tegemisel peamine tegur. Enamik organisatsioone keskendub ostutellimuse või lepingu dollari väärtusele, kuid võib jätta tähelepanuta konkreetsele kaubale kulutatud kogusumma. Tarnijaga läbirääkimiste ja ostutellimuste töötlemise eest vastutava sobiva ametikoha kindlaksmääramine on hankejuhiste oluline samm.
SmartAsset.