Pakkumise mall on ülddokumendi vorming, mida kasutavad organisatsioonid, kes teevad pakkumisi projekti rahastamise saamiseks või kommertsprojekti võitmiseks. Mõnel juhul on konkureerivaid pakkumisi kaaluva organisatsiooni välja antud standardne pakkumise mall. Muudel juhtudel võivad pakkujatel olla oma mallid, mida kasutatakse pakkumise tegemiseks mitme stsenaariumi korral.
Lihtsaim pakkumismalli vorm on see, mis on kas kaasas kaubandusliku kontori dokumenditarkvaraga või toodetud iseseisvalt. Tavaliselt on need lihtsalt dokumentide põhijooned, mis sisaldavad enamikku ametliku pakkumisega hõlmatud probleemidest. Mõnel juhul võib mall olla seadistatud töötama ettevõtte andmebaasiga, nii et arvuti saab vastava teabe automaatselt hankida ja sisestada. Kuigi selle vormi kasutamine võib olla lihtne ja lihtne valik, eriti ressurssidega kitsastes organisatsioonides, ei jõua see alati kogu teabeni, mida pakkuv organisatsioon soovib esitada või mida pakkumist kaaluv organisatsioon soovib saada.
Teine võimalus on, et organisatsioonil, mis teeb mitu pakkumist mitme organisatsiooniga, on oma pakkumise mall. See on standarddokument, millele on juurdepääs ja mida kasutavad kõik töötajad. Selle peamine eelis on see, et see muudab juhtide ja finantsosakondade jaoks pakkumiste ülevaatamise enne esitamiseks heakskiitmist lihtsamaks. Samuti tagab see, et vähem kogenud töötajad lisaksid kindlasti kõik üksikasjad, mida ettevõte peab oluliseks pakkumistes mainida.
Mõnel juhul väljastab pakkumisi kaaluv organisatsioon oma standardse pakkumise malli. See tagab, et ta saab pakkumised ühtses vormingus ja pakkujatelt küsitakse konkreetset teavet, mida organisatsioon vajab iga pakkumise hindamiseks. See süsteem võib olla problemaatiline, kui mall töötab õigesti ainult siis, kui seda kasutatakse konkreetses dokumenditöötlustarkvaras, eriti avaliku organisatsiooni puhul, mis peab oma pakkumisprotsessi kõigile pakkujatele kättesaadavaks tegema. Sellised mallid peavad võimaldama ka teatud paindlikkust nende pakkujatega suhtlemisel, kes peavad esitama vorminguga hõlmamata teavet.
Nendest probleemidest hoolimata peaks pakkumist tegev organisatsioon peaaegu alati kasutama kaasasolevat pakkumise malli. Kui seda ei tehta, võib pakkumine automaatselt tagasi lükata, eriti juhul, kui pakkujaid on palju. Pakkumise malli tähelepanelik uurimine ja täitmine võib anda ka ülevaate sellest, mida pakkumisi hindav organisatsioon otsib, andes seega pakkujale parema võimaluse oma pakkumist kohandada.
SmartAsset.