Võimalus pakkuda suurepärast klienditeenindust on igat tüüpi ettevõtte kasvu jaoks hädavajalik. Ilma tugipersonali meeskonnata, kes mõistavad, kuidas klientidega positiivselt suhelda, on kliendibaasi loomise ja klientide lojaalsuse säilitamise potentsiaal oluliselt vähenenud. Kuigi on palju erinevaid programme ja strateegiaid, mis aitavad ettevõtetel luua suurepärase klienditeeninduskeskkonna, on mõned olulised elemendid, mis sisalduvad peaaegu igas lähenemisviisis.
Üks olulisemaid võtmeid suurepärase klienditeeninduse pakkumisel on kuulata, mida klientidel on öelda. Liiga sageli on klienditeenindustöötajad liiga hõivatud mõtlemisega, kuidas nad reageerivad, ega keskendu sellele, mida klient üritab edasi anda. Tõeliselt kuulates on võimalik mitte ainult kuulda öeldud sõnu, vaid ka paremini mõista nende sõnade taga olevat kavatsust. Sageli avastatakse väärtuslikud näpunäited selle kohta, kuidas edasi minna, esmalt kuulates ja seejärel mõtledes, mida öelda.
Teine oluline põhitõde on lubada kliendil alati esimesena sõna saada. See kehtib eriti klientide kaebuste käsitlemisel. Astudes tagasi ja lubades kliendil enne probleemiga tegelemist välja elada, tekib sageli olukord, kus kliendile tundub, et keegi mõistab tõesti tema frustratsiooni. Kui teatud tüüpi vastus on asjakohane, peaks klienditeeninduse spetsialist säilitama ühtlase ja rahuliku tooni, mis annab edasi idee, et maailmas pole praegu midagi muud, mis oleks sama oluline kui kliendi meelest. Sõltuvalt kliendi erutuse astmest võib olla asjakohane esitada ka üks või kaks täpsustavat küsimust; see aitab ka edastada sõnumit, et keegi tõesti hoolib ja tahab aidata.
Üks hullemaid vigu, mida iga klienditoe spetsialist võib teha, on süüdistada midagi, mis on kliendiga vesteldes valesti läinud. Pole vahet, kas saatmisosakond tegi vea või tellimus sai transpordi ajal kahjustada või kui müüja ei suutnud lisada midagi, mida klient soovis. Selle asemel, et allikale näpuga näidata, nõuab tõeliselt suurepärane klienditeenindus kliendi õnnetu tunnistamist, selle ebamugavuse omaksvõtmist ja samme, et klient oleks taas õnnelik. Kui selle ebaõnne põhjuseks olid konkreetsed sisemised probleemid, saab nendega õigete inimestega tegeleda pärast seda, kui klient on rahul ja asi on lahendatud.
Üldiselt nõuab suurepärane klienditeenindus kliendikaitsjat, kes teeb kõik endast oleneva, et klient oleks õnnelik ja lojaalne. See hõlmab klientide arusaamade tõstmist üldisest toe tasemest, klientide kaebustele kiiret ja tõhusat reageerimist ning mõistmist, et kliendi hääl on üks võimsamaid kasvuvahendeid, mis igal ettevõttel olla võib. Kuigi see pole alati lihtne, võimaldab sellisel tasemel klienditoe pakkumine ületada mitmesuguseid probleeme ja säilitada suhet, mis teenib kõiki aastaid.
SmartAsset.