Ettevõtted ja muud organisatsioonid, aga ka üksikisikud, kes käitlevad palju teavet, vajavad selle teabe salvestamiseks, kaitsmiseks, toomiseks ja jagamiseks dokumendihaldussüsteeme. Dokumendihaldus on organiseeritud süsteem, mis metoodiliselt töötleb, salvestab ja taastab dokumente ja neis olevaid andmeid. Paberkandjal või paberdokumentide puhul võib protsessi nimetada lihtsalt failisüsteemiks.
Dokumendihaldus on kaasaegsem versioon, mis tavaliselt hõlmab dokumentide ja muude failide elektroonilist tootmist, säilitamist ja otsimist, pakkudes turvalist juurdepääsu neile, kellel on tollivormistus. Lisaks tavalistele dokumentidele, nagu tekstifailid või paberdokumentide skannitud koopiad, võib dokumendihaldus hõlmata ka heli- ja videofaile, e-kirju, fakse, aruandeid, fotosid, fonte, graafikat ja muid pilte.
Dokumendihaldustarkvara loodi eesmärgiga juurutada “paberivaba” kontorid. Saades aru, et seda ärimudelit on võimatu täiustada, hakati uuemates mudelites integreerima nii paber- kui ka elektroonilist dokumendihaldust. Kuna organisatsioonide vajadused on erinevad, on dokumendihaldussüsteemid loodud spetsiaalselt teabe sortimise ja haldamise teatud aspektide käsitlemiseks.
Üks näide on pangandussektor. Tänapäeval teevad pangad tühistatud tšekkide koos pangaväljavõtetega saatmise asemel tšekkidest miniatuursed digitaalsed koopiad ja prindivad need vajadusel välja. Pank säilitab ka koopia oma arvestuse jaoks. Tegelikud tšekid võidakse hävitada või hoida turvalises kohas, et arvuti rikke või andmete riknemise korral varundada.
Teine hea näide on reklaamiagentuurid. Selle asemel, et kasutada süžeeskeemide ja esitlusmaterjalide hoidmiseks esmaklassilist ruumi, saab need üksused muuta digitaalseteks andmeteks. Terve reklaamikampaania saab muuta mõneks arvutisse salvestatud failiks või kaustaks, mida saab hiljem vastavalt vajadusele juurde pääseda, levitada või printida.
Dokumendihaldus võib tõhusalt ühtlustada mis tahes kontorikeskkonda. Teabe klassifitseerimise ja mugava salvestamise ning hõlpsasti kättesaadavaks muutmise kaudu aitab see protsess töötajatel tõhusamalt töötada. Dokumendihaldus säästab mitte ainult ruumi ja aega, vaid ka raha. Kuna see on palju tõhusam kui tavalised failisüsteemid, võib see vähendada ka stressi töökohal.
SmartAsset.