Millised on paberimajanduse korraldamise erinevad meetodid?

Paberitöö korraldamiseks on mitu meetodit, olenevalt sellest, millist teavet püütakse hallata. Näiteks võivad mõned inimesed vajada abi posti ja mitmesuguste paberitega tegelemisel, mis iga päev nende koju jõuavad. Teistel on korrastamata kodukontor, kus on segane segu olulisest paberimajandusest ja tarbetust segadusest. Teiste inimeste paberid võivad olla korralikult korraldatud, kuid neil pole lihtsalt hoiuruumi, et neid eemal hoida. Igale seda tüüpi probleemidele on olemas praktilised lahendused. Paljud inimesed leiavad, et parim valik on sortimise, puhastamise, arhiveerimise ja ladustamise kombinatsioon.

Organisatsiooniekspertidel on sageli teatud reeglid paberitöö korraldamiseks ehk paberitaltsutamiseks. Näiteks soovitavad mõned spetsialistid püüda paberitükki sellega tegeledes võimalikult vähe puudutada. Paljud inimesed soovitavad avada igapäevased kirjad kohe ja seejärel otsustada, kas see ära visata või esitada, selle asemel, et panna see mitmesugusesse hunnikusse, et hiljem nendega tegeleda. Tasumisele kuuluvad arved saab korraldada vastavalt maksetähtajale ning hilinenud maksete vältimiseks võib abi olla maksekalendri või meeldetuletussüsteemi kasutamisest.

Igapäevane paberimajanduse korraldamine teatud tööriistade abil võib aidata vältida segaduse kogunemist. Üksused, mis võivad paberitega tegelemisel abiks olla, on sissetulevate kirjade korvid või kandikud, samuti prügikastid ja prügikastid soovimatute dokumentide äraviskamiseks. Väikesed köitjad või organiseerijad võivad kasuks tulla ka asjade jaoks, mida inimesed regulaarselt kaasas kannavad. Näiteks võivad inimesed, kes kasutavad ostlemisel kuponge, kasu kaasaskantavast akordioni tüüpi korraldajast.

Kodukontori korraldamisel eelistavad paljud inimesed paberimajandust korraldada failikaustade ja -kappide või siltidega kastide abil. Pärast mittevajalike esemete kõrvaldamist saab kontorisse jäänud paberimajandust sorteerida ja vormistada konkreetsete kategooriate järgi. Levinud näited nendest hõlmavad isikuandmeid, haiguslugusid ja finantsteavet. Tugevad papp- või plastmahutid võivad olla kasulikud dokumentide pikaajaliseks säilitamiseks, mida ei ole vaja regulaarselt vaadata.

Täiendav vihje paberimajanduse korraldamiseks on vähendada tegelikku paberikogust majas. Paljusid dokumente saab skannida ja salvestada arvutisse või välisele kõvakettale. Samuti saab luua arvutifaile eelarvete ja muude majapidamisdokumentide jaoks, kõrvaldades seeläbi liigse paberi. Vajadusel saab vajadusel printida dokumentide paberkoopiaid. Asendamatute või ametlike dokumentide hoidmiseks soovitatakse sageli isiklikku seifi või seifi.

SmartAsset.