Videokonverentsi suurimad eelised on tõhusus ja hind. Videokonverentsil ei pea keegi oma arvutiekraanist kaugemale reisima. Osalejad saavad sisse logida kõikjalt ning tavaliselt on vaja vaid elementaarset arvutitehnoloogiat ja mingit videokonverentsi tarkvara. Kulude kokkuhoid on tavaliselt tohutu. Mitte ainult ei säästeta reisikulusid ja transiidil kaotatud aega, vaid konverentsiruume ei pea rentima, reserveerima ega hooldama.
Kuna Internet on muutunud üldlevinud levikuks, on veebipõhise videokonverentsi kasutamine ärimaailmas muutunud üha populaarsemaks. Videokonverentsid võimaldavad ettevõtetel, organisatsioonidel ja muudel kaubandusrühmadel oma konverentse reaalajas veebis edastada. See võimaldab palju jõulisemat osalemist nii eemalt asuvatelt osalejatelt kui ka kohalikelt osalejatelt, kellel ei pruugi olla aega oma kontorist lahkuda või üle linna reisida.
Videokonverentside algusaega iseloomustasid videokomponendid muidu päriselus toimuvateks konverentsideks. Sellise videokonverentsi eelised jäävad kehtima ja neid kasutatakse ka tänapäeval. Paljusid suuremaid konverentse tehakse kaugosalemise võimaldamiseks samaaegselt või veebis voogesitusversioonides. Neid veebipõhiseid videokonverentse jälgivad osalejad saavad tavaliselt osaleda, saates moderaatorile e-kirja või kasutades videokonverentsi saidi interaktiivseid vestlusfunktsioone.
Videokonverentsi eelised on tehnoloogia muutudes ainult laienenud. Kuigi veebisaated on endiselt levinud viis videokonverentsitehnoloogia kasutamiseks kaugosalejate integreerimiseks, kasutatakse seda tehnoloogiat ka ainult kaugosalejate ühendamiseks. Tänapäeva videokonverentsitarkvara üks peamisi eeliseid on võimalus korraldada eranditult veebipõhiseid koosolekuid ja konverentse.
Videokonverentsisüsteemid ei ole üldiselt keerulised ja eduka kohtumise veebis korraldamiseks on vaja suhteliselt vähe videokonverentsiseadmeid. Tavaliselt on vaja ainult Interneti-ühendusega arvutit, veebikaamerat ja teatud tüüpi videokonverentsitarkvara. Tavaliselt on valikus üsna palju tarkvarapakette alates tasuta veebipõhistest programmidest kuni turvalisemate parooliga kaitstud rakendusteni. Mõned konverentsiprogrammid võivad muuta mobiiltelefonid mobiilseteks kontoriteks ja enamik neist võimaldab juurdepääsu kõikjalt, kus on Interneti-ühendus.
Videokonverentsi üks peamisi eeliseid on võimalus kiiresti koguda inimesi erinevatest kohtadest ja ajavöönditest. Enamik tarkvaraprogramme loob virtuaalse koosolekuruumi, kus osalejad saavad sisse logida, veebikaameraid aktiveerida ning osaleda ja üksteisega suhelda, nagu oleksid nad kõik samas ruumis. Videokonverentse saab kujundada ümarlauavestlustena või ühe või mitme inimese ettekannetena. Enamiku ajast saavad osalejad üksteisega nähtavalt video kaudu vestelda ja neid ei tõrjuta jututubadesse ega e-kirjavahetusse. Osalejad saavad videokonverentsi ajal dokumente hõlpsalt üles laadida ja alla laadida.
Veel üks videokonverentsi eelis on toimingute arhiveerimise valmidus. Enamasti saab videokonverentse salvestada, varundada ja hiljem üle vaadata. See võimaldab ettevõtetel registreerida kõik, mis koosolekul ette võeti või otsustati, ilma et nad peaksid määrama üht osalejat sekretäriks või protokollijaks.
Üha enam ettevõtteid valib videokonverentsid traditsiooniliste konverentside asemel nii raha säästmise kui ka töötajate tootlikkuse tõstmise vahendina. Tänu sellele saavad sageli osaleda rohkem inimesi, kellelegi vähe või tasuta. Kuigi tõeliste näost näkku kohtumiste puudumisel läheb midagi kaduma, on mitmes linnas või isegi mitmes riigis kontorit omavatel ettevõtetel videokonverentsi eeliseid raske ületada.
SmartAsset.