Koosolekukorraldaja võib olenevalt koosoleku tüübist täita erinevaid rolle. Näiteks võib ta vastutada protokollide salvestamise ja selle eest, et kõned, arutelud või esitlused oleksid neile määratud kellaaegadel. Mõned koosolekud võivad puudutada vastuolulisi või emotsionaalseid teemasid, nii et läbiviija võib sel juhul tegutseda rohkem koosoleku moderaatorina. Teine koosolekukorraldaja tüüpiline kohustus on hoida dialoog asjakohasena, peatades või muutes selle suunda, kui vestlus läheb kõrvale. Üldiselt aitab ja juhib ta protsessi, püüdmata tulemust mõjutada.
Organisatsioonid kavandavad koosolekuid erinevatel põhjustel. Need on tavaprotseduurid mitut tüüpi ettevõtete jaoks, samas kui teistel võib koosolekuid toimuda harvemini. Kogunemiste tüübid võivad ulatuda iganädalastest töötajate koosolekutest kuni mitu päeva kestvate ettevõtete retriidideni. Koosolekud võivad toimuda kontoris, väljaspool asukohta ja isegi veebis. Koosolekute läbiviija võib olla töötaja, näiteks haldustöötaja, või väliskonsultant, kes on palgatud spetsiaalselt koosolekute korraldamiseks ja läbiviimiseks.
Enne koosolekut valmistab koosoleku läbiviija tavaliselt ette, tuvastades ja uurides asjakohaseid probleeme. Ta võib koostada päevakorra ja suhelda koosolekul osalejatega, teavitades neid üksikasjadest ja andes eelteavet, näiteks aruteluteemasid. Sageli hoolitsevad läbiviijad logistiliste üksikasjade eest, nagu koosolekupaiga seadistamine vajalike asjadega, nagu mööbel, tarvikud ja suupisted.
Sageli moderaatoriks kutsutud koosolekukorraldajal võib olla küsimuste loend või aruteluküsimused. Tavaliselt alustab ta dialoogi ja võib aega pidada, vajadusel arutelu teemat nihutades. Sageli ei ole ta tulemuses osa, vaid tegutseb organisatsiooni erapooletu esindajana. Ta võib osaleda, julgustades arutelu ja aidates teatud isikutel oma panuse anda. Lisaks isiklikele märkmete tegemisele võib ta arutelu täiendamiseks ja ideede laiendamiseks kasutada ka suurt tahvlit või muid visuaalseid abivahendeid.
Kohtumise läbiviija tegutseb sageli ka koosoleku salvestajana. Ta võib dialoogis osaleda või mitte, kuid tema põhiülesanne on protokolli salvestamine. Tavaliselt tehakse seda käsitsi kirjutades või tippides või kasutades salvestusseadet. Hiljem võib salvestaja märkmed transkribeerida ja koosolekuprotokolleid või aruandeid levitada.
Hea koosolekukorraldaja üks omadus on võime olla erapooletu. Samuti on kasulikud oskused pöörata tähelepanu detailidele ja aidata osalejatel neile määratud aegadest kinni pidada, tehes samal ajal edusamme püstitatud eesmärkide poole. Üldiselt hõlmab tõhusate koosolekute juhtimine ka koosoleku juhendaja valmisolekut osalejatega suhelda ja aidata neil astuda samme nende seatud eesmärkide saavutamiseks.
SmartAsset.