Kuluanalüüs on meetod, mida ettevõtted kasutavad ettevõtte raha kulutamise jälgimiseks, mille lõppeesmärk on kulutusi vähendada. Teave hankijate, ostude ja tellimuste kohta korraldatakse ning seejärel analüüsitakse mustreid. Suure hulga teabe tõttu kasutab enamik ettevõtteid kuluanalüüsi tegemiseks spetsiaalset tarkvara.
Andmete kogumise ja analüüsimise protsess on keerulisem, kui esmapilgul tundub. Selleks, et kulutuste analüüs oleks tõhus, tuleb arvesse võtta kõiki ettevõtte kulutamismustrite aspekte. Seda teavet salvestatakse tavaliselt ettevõtte igas allüksuses diskreetsetes arvutisüsteemides. Jaotusi võib eraldada nii vahemaa kui ka keel. Kõigi nende andmete kogumine ja kasutatavasse vormingusse organiseerimine nõuab palju aega ja raha.
Suure osa keerukusest saab eemaldada, kui kasutate kulutuste analüüsi hõlbustamiseks tarkvara. Esimene kuluanalüüsi tarkvara loodi 2000. aastate alguses. Kuigi tarkvara on endiselt väga kallis, eemaldab see vajaduse inimtööjõu järele ja loob lihtsa liidese saadud teabele juurdepääsuks.
Tarkvara töötab olemasolevatest arvestussüsteemidest andmete tõmbamise teel. Need võivad olla lihtsad arvutustabelid, laoandmed või muud allikad. Seejärel need andmed puhastatakse, mis tähendab, et vormindamine on standarditud, topeltkirjed liidetakse ja puuduvad üksikasjad leitakse. Seejärel klassifitseerib tarkvara andmed vastavalt tööstusharu standarditele ja ettevõtte määratud standarditele. Hankespetsialistid pääsevad seejärel andmetele ligi aruannete ja analüüside jaoks.
Üks kuluanalüüsi oluline aspekt on tarnijate hindamine. Kuluanalüüs võib näidata, millised tarnijad saavad ettevõttelt kõige rohkem raha. Ettevõte saab seda teavet kasutada paremate tehingute sõlmimiseks või lepingute uuesti läbirääkimiseks. Enamik ettevõtteid on eelistanud tarnijaid, tarnijaid, kes pakuvad hulgi ostmisel parimat teenust või alandatud hindu. Analüüs võib paljastada, et praegu mitte-eelistatud müüjalt ostetavaid tarneid või teenuseid saab eelistatud müüjalt osta odavamalt.
Ettevõte võib osta sarnaseid tarneid või teenuseid ka mitmelt tarnijalt. Seda nimetatakse killustatud kaubaks. Raha saab säästa, tehes ühe suurema ostu ühelt tarnijalt, mitte tehes mitut väikest ostu mitmelt tarnijalt.
Kuluanalüüs aitab tuvastada ka erakorralisi kulutusi. See juhtub siis, kui tehakse oste, mis ei ole lepinguga kaetud. Ilma lepinguta küsitakse ettevõttelt täishinda, mitte eelistatud tarnijaga sõlmitud alalises lepingus määratud läbirääkimishinda. Seda tüüpi kulutused võivad aja jooksul ettevõttele palju raha maksma minna.
SmartAsset.