Administratiivne väärtus on hinnang äridokumendi olulisusele igapäevases tegevuses. Haldusväärtusega dokumente hoitakse toimikus või kasutatakse regulaarselt äritegevuses. See äridokumentide kategoriseerimine juhib ettevõtte dokumentide säilitamise poliitikat ja sellel võib olla õiguslikke tagajärgi mitmesugustel asjaoludel, näiteks vastusena kohtuvaidluse ajal või maksurevisjoni käigus esitatud avastamistaotlusele.
Äridokumendid on tegevuse elujõuks. Tehingute paberjälg on viis, kuidas ettevõte täidab oma riigipoolseid kohustusi tõendada seaduste järgimist. Ettevõtetel on kohustus dokumenteerida müük nii tulumaksu tasumise tõendamiseks kui ka töötajate staatuse andmed töökõlblikkuse tõendamiseks ja töötundide tõendamiseks. Poliitikad ja protseduurid on tavaliselt paberile pandud, mis loob ajaloolise ülevaate poliitikate aja jooksul toimunud muutustest.
Need nõuded koos sisemiste vajaduste ja tööstusstandarditega tähendavad, et iga ettevõtte toodetud dokumenti tuleb hinnata selle haldusväärtuse suhtes. Ettevõte otsustab, kas dokument on midagi, mida tuleb või tuleks säilitada teatud aja jooksul või saab seda ilma tagajärgedeta hävitada. Suuremad ettevõtted kehtestavad tavaliselt dokumentide säilitamise poliitika, mis aitab töötajatel dokumentide väärtust määrata, nii et säilitatavad äridokumendid oleksid kogu ettevõttes ühtsed.
Väiksemad ettevõtted kujundavad harva ametlikku dokumentide säilitamise poliitikat, kuid haldusväärtuse kindlaksmääramine ei ole väikese ettevõtte keskkonnas vähem oluline. Ebapiisav arvestuse pidamine võib iga ettevõtte tegevuse lõpetada. Näiteks teenuste osutamiseks lepinguid sõlmiv ettevõte annab kliendile tavaliselt õiguse kontrollida oma kontotegevuse dokumente. Kui asjakohast haldusdokumenti ei peeta, võib klient esitada kohtusse tehtud maksete tagastamise. Jaemüügikeskkonnas võib libisemise ja kukkumise kohtuasja edukas kaitsmine sõltuda kirjalikest põhimõtetest ja protseduuridest, mille töötajad said esialgse töökoolituse osana.
Haldusväärtus mängib rolli ka avalikus kontekstis järelevalve ja ajaloolistel eesmärkidel. Üldsus tunneb tavaliselt huvi riigiametnike ja -ametite igapäevaste toimingute vastu ning mõnes riigis on seadused, mis annavad üldsusele juurdepääsu valitsuse dokumentidele, näiteks USA teabevabaduse seadus. Haldusväärtuse hindamine määrab sageli kindlaks, millist arvestust tuleb pidada ja mida võib seadusi järgides hakkida. Ilma teatud äridokumentide väärtuse rõhutamiseta läheks suur osa ettevõtete, agentuuride ja organisatsioonide tehingute ajaloost kaduma.
SmartAsset.