Üks osa äritegevusest on tänapäeval võimalus kavandada sündmusi, mis aitavad ettevõtet sisemiselt tugevdada, samuti teavitada ja harida inimesi ettevõtte eesmärgist ja kohast tööstuses. Üks tõhusamaid viise selle saavutamiseks on pidev ettevõtteürituste programm.
Põhimõtteliselt on ettevõtteürituste programm seotud tegevuste, konverentside, kogukonnaprojektide ja muude sündmuste kavandamisega, mis kõik on suunatud organisatsiooni üldiste eesmärkide saavutamisele. Mõned üritused, mis kuuluvad ettevõtte ürituste programmi laiaulatusliku alla, keskenduvad sisemistele vajadustele ja funktsioonidele. Näiteks võivad mitme asukohaga ettevõtted korraldada ametnikele ja võtmejuhtidele iga-aastase või poolaastakonverentsi, mis pakub koolitust ning jagab teavet ettevõtte tulevaste sündmuste ja eesmärkide kohta.
Teise näitena võiks tuua ärinäitustel ja konverentsidel osalemise, kus ettevõttel ja selle tootesarjal on võimalus köita uute klientide tähelepanu. Kolmas ettevõtteprogrammide variant on seotud teatud vajadusega ettevõtte kaasamisega kogukonnas, kus ettevõte või ettevõtte asutus asub.
Olenemata sellest, millist tüüpi ettevõtteürituste programm on kaasatud, tuleb ettevõtteürituste edukaks muutmiseks arvestada mitmete oluliste aspektidega. Üks hea koht alustamiseks on ürituse eesmärgi ja missiooni määratlemine. Sündmuse põhjuste selge mõistmine muudab selle ettevõtte planeerimise seisukohast palju lihtsamaks.
Näiteks kui eelseisvaks planeerimist vajavaks sündmuseks on ettevõtte viie parima kliendi nädalavahetuse puhkus, siis keskendutakse klientide reisikorralduste tegemisele, sealhulgas lennupiletite, maismaatranspordi ja hotellimajutuse tegemisel. Sealt edasi saab toitlustamise ja meelelahutuse, näiteks kokteilipidude, golfi või kontserdite korraldamise faktooring korras. Juhul, kui ettevõte soovib neid kliente ametlikult tunnustada, tuleb kavandada iseloomustusõhtusöök.
Teisest küljest, kui ettevõtte sündmuste programmi kavandamine on suunatud rohkem sisemisele koolituskonverentsile, on fookus mõnevõrra erinev. Sisekonverents hõlmab päevakava kavandamist, kõnelejate ja läbiviijate korraldamist sessioonidele, väljapanekute lisamise vajaduse kindlaksmääramist, toitlustuse ja hotellitubade planeerimist ning registreerimisprotsessi seadistamist. Kui mõne hinnatud kliendi jaoks nädalavahetuse ürituse kokku tõmbamine võib võtta vaid paar kuud, siis suure konverentsi planeerimine võib võtta aega vähemalt kuus kuni kaheksa kuud.
Paljudel suurematel ettevõtetel on töötajad, kes on pühendunud eranditult ettevõtte sündmuste programmide planeerimisele. Need loomingulised ja organiseeritud isikud peavad tegelema kõigega alates õhtusöökidest külastatavatele potentsiaalsetele klientidele ja lõpetades ürituste kavandamisega, mis hõlmavad ettevõtte avalikkust üleriigiliselt. Ettevõtetel, kes võivad piirata oma ettevõtteürituste programmi igal aastal mõne erineva suurusega üritusega, on alati võimalus hoida ettevõtte sündmuste planeerijat kinni. Kuni ettevõtteürituste programm suudab saavutada ettevõtte soovitud eesmärgid ja jääb eelarvelistesse piirangutesse, on kõik tulemustega rahul.
SmartAsset.