Põhivara jälgimine on protsess, mida ettevõtted ja organisatsioonid kasutavad pikaajaliste või põhivarade jälgimiseks. Ettevõtted kasutavad põhivara jälgimist osana oma raamatupidamisprotsessist ning varguste ärahoidmiseks, amortisatsiooniks ja varude kontrollimiseks. Põhivarade parima jälgimise püüdmine tähendab nende varade tuvastamist, nende jälgimiseks kasutatava süsteemi kindlaksmääramist ja jälgimissüsteemis olevate varade teabe kogu aeg ajakohasena hoidmist. Kui veenduda, et kõik ettevõtte töötajad tunnevad süsteemi, saate tagada ka põhivara puudutava teabe ajakohasuse.
Esimeseks väljakutseks võib olla kõige selle tuvastamine, mis nõuab põhivara jälgimist. Võib-olla on kõige lihtsam viis seda teha, kui hakata jälgima kõiki varasid, kui need ettevõttesse jõuavad, alustades esimesest äripäevast, kui mitte varem. Soovitatav on uue põhivara teabe lisamine jälgimissüsteemi enne, kui vara ostja käest lahkub. See tagab, et vara ei kao enne, kui selle olemasolu on isegi tunnustatud.
Põhivara jälgimine hõlmab ka jälgimiseks kasutatava süsteemi valimist, olgu selleks siis lihtne arvutitarkvara, vöötkoodisüsteem või raadiosagedustuvastuse (RFID) sildisüsteem. Sellised süsteemid võivad jälgimist lihtsustada, koostades amortisatsioonigraafiku ning koostades aruandeid ja raamatupidamisprotsesside jaoks vajalikku teavet. Konkreetse ettevõtte jaoks on parim jälgimissüsteem selline, mis on loodud jälgitava põhivara koguse haldamiseks, olgu see siis suur või väike.
Üks võti põhivarade edukaks jälgimiseks on varade kohta käiva teabe ajakohasena hoidmine. Näiteks kui veok on loetletud ettevõtte varana, kuid see on autoõnnetuses kokku löödud, ei ole see enam vara. See tuleks jälgimissüsteemist eemaldada. Kui seda ei tehta, võidakse sõidukit jätkuvalt maksustatava varana arvestada. Kui ettevõte on piisavalt suur ja side katkeb, võib ajakohase jälgimisinfo puudumine kaasa tuua muid probleeme, kui näiteks töötaja arvab, et saab ettevõtte sõidukit tööga seotud väljasõiduks kasutada, teadmata, et see pole enam saadaval.
Lihtne viis veenduda, et põhivara jälgimine on parim, on kaasata ettevõtte töötajad. Kui töötaja kavatseb ettevõtte vara kasutada, veenduge, et ta ei saaks seda võtta ilma seda ametlikult enda nimel välja vaatamata. Määrake tagajärjed, kui vara ametlikult sisse ei kontrollita, kui see on tehtud, ja rõhutage, kui oluline on varaga seotud probleemidele viivitamatult tähelepanu juhtida. Vastasel juhul võib jälgimissüsteem ebatäpselt kajastada, kelle käes auto viimati oli ja kus see oli, ning see kahjustab põhivarade jälgimise olulist eesmärki.
SmartAsset.