Ostutellimused täidavad erinevatelt müüjatelt kaupade või teenuste ostmise lubamise funktsiooni. Erinevate suuruste ja tüüpi ostude jaoks kasutatakse erinevaid ostutellimuse vorme. Need vormid hõlmavad ostutaotlusi või taotlusi, tavalisi ostutellimusi, püsiostutellimusi, üldostutellimusi, teenuste lepinguid ja muudatuste tellimusi.
Tavalises ostutellimuse protsessis, kui äriüksus peab ostma, koostab ta ostutellimuse või -taotluse, milles on üksikasjalikult kirjeldatud soovitud kaubad, kogus, ühiku maksumus, millal esemeid nõutakse ja eelistatud hankija, kui see on olemas. Äriüksus esitab taotluse ostu kinnitamiseks volitatud juhile või ostuosakonnale kinnitamiseks. Kui ostutellimus on seotud suure ostu või suure rahasummaga, võib selle lõplikuks vormistamiseks vaja minna rohkem kui ühel tasemel kinnitust.
Ostuosakond vaatab taotluse läbi ja valib materjalide või teenuste jaoks parima müüja. Pärast taotluse kinnitamist väljastatakse ostutellimus ja sellele määratakse number ning sellele numbrile viidatakse kogu selle tellimusega seotud kirjavahetuses tarne ja makse kaudu. Ostutellimuse vormid võivad olla elektroonilised või trükitud. Ostutellimuse vormi välimus ei ole oluline; sellel olev teave määrab müüja ja ostja vahelise kokkuleppe.
Püsiostutellimuse vorme kasutatakse siis, kui ettevõte vajab identse materjalikoguse regulaarset tarnimist, näiteks igakuist saadetist. Püsitellimus kinnitab kauba tarneintervalli ja hinna ning määrab aja, mille jooksul püsitellimus jääb kehtima. Püsiostutellimust saab kasutada ka seadmete või hooldusliisingu jaoks, mis kehtib kindlaksmääratud perioodi jooksul.
Tekiste ostutellimuste vorme kasutatakse väikese väärtusega kaupade tavapäraste ostude katmiseks. Näiteks võib kontoril olla üldine ostutellimus paberi, tindi ja toonerite ostmiseks paljundus- ja printimisfunktsioonide jaoks. Üldtellimus piirab tavaliselt ostetavate kaupade tüüpe ja määrab individuaalse tellimuse limiidi ja koguväärtuse limiidi ning aegumiskuupäeva.
Lepingulisi ostutellimuse vorme kasutatakse tavaliselt projekti lõpetamiseks vajalike tööde katmiseks. Neis on täpselt kirjas, milliseid töid ja mis ajakava järgi tehakse. Lepinguline ostutellimus võib ette näha vahemakseid, kui projekt jõuab teatud vahe-eesmärkideni. Kui projekti käigus tekib vajadus nõudeid muuta, võidakse väljastada muutmiskorraldus. Muudatustellimuses kirjeldatakse täpselt, milliseid spetsifikatsioone on muudetud ja mis sisaldub algses ostutellimuses.
Ettevõtte nõuded võivad nõuda pakkumise tegemist mis tahes ostude puhul, mis maksavad rohkem kui teatud rahasumma või mis hõlmavad teatud tüüpi kaupu või teenuseid. Sel juhul küsib ostuosakond pakkumisi. Pärast pakkumiste laekumist ja läbivaatamist annab ostuosakond edukale pakkujale ostutellimuse.
SmartAsset.