Suured ja väikesed ettevõtted seisavad sageli silmitsi väljakutsega säilitada organiseeritud äridokumentide säilitamise süsteem. Üldjuhul säilitatakse äridokumente kuni ettenähtud kohalike või piirkondlike ajapiiranguteni. Nõuete tundmist selle kohta, mida ja kui kaua säilitada, peetakse piisava dokumendisüsteemi jaoks ülioluliseks.
Ettevõtte suurus määrab tavaliselt äridokumentide säilitamise süsteemi sügavuse. Mõned säilitatavad äridokumendid hõlmavad maksu- ja personalitoimikuid. Ettevõttes üldiselt peetavad finantsdokumendid on tegevuskulud, kapitaliostud, müügitulud ja kinnisvara.
Ettevõte peaks kontrollima äridokumentide säilitamise nõudeid, mis kehtivad ettevõtte tegevusala reguleerivas jurisdiktsioonis. Ameerika Ühendriikides kehtivad maksudega seotud äridokumentide säilitamise nõuded, et äridokumente tuleb säilitada vähemalt kolm aastat. Mõned tulunõuded võivad nõuda finantsdokumentide säilitamist isegi pärast soovitatud aja möödumist.
Personalidokumente säilitatakse tavaliselt vähemalt neli aastat. Neid ja muid dokumente hoitakse turvalises kohas, eriti neid, mis sisaldavad isiklikku teavet endiste ja praeguste töötajate kohta. Tavaliselt säilitatakse täielikud andmed selle kohta, millal palgafondimaksud esitati ja maksti.
Enamasti säilitatakse finantsdokumente vähemalt seitse aastat. Finantsasutuste väljavõtted, varude nimekirjad ja iga-aastased tuluaruanded on mõned dokumenditüübid, mida võiks lisada. Hea finantsarvestuse pidamine võib minimeerida ettevõtte kokkupuudet juriidiliste küsimustega.
Samuti võivad ettevõtted avastada, et vanadest või ebaolulistest äridokumentidest vabanemiseks mõeldud puhastussüsteem on kasulik. Äridokumentide säilitamise süsteemi poliitika võib aidata protsessi sujuvamaks muuta ja tagada, et kõik töötajad järgivad samu tavasid. See on üldiselt piisavate äridokumentide säilitamise protsessi pidev osa.
Tavaliselt on hea mõte omada piisavalt ruumi, kui äridokumente hoitakse kohapeal. Üldine tava on ka äridokumentide elektroonilise toimiku pidamine. Nii on asjakohased dokumendid endiselt juurdepääsetavad ja ettevõte saab vältida seiskamist, kui tulekahju või muu katastroof hävitab paberkandjal äridokumendid.
Enamik ettevõtteid võib valida dokumendisalvestuse haldusettevõtte kasutamise. See võib vabastada organisatsiooni aega äritegevusega seotud probleemidele keskendumiseks, mitte äridokumentide säilitamise haldamiseks. Võimalikud mured seoses äridokumentide säilitamise süsteemi sisseostmisega võivad väheneda. Mainekas ettevõte kirjeldab üldiselt oma turvaelemente ja äridokumentide säilitamise tavasid.
SmartAsset.