Kuna praegu toimub suur osa äritegevusest e-posti teel, on ärimeili etiketi mõistmine väga kasulik. Mõned juhised, mida meeles pidada, on oma vaatajaskonna tundmine, lühiajaline ja täpne suhtlus ning ärimeilide hoidmine tavalise äripostiga sarnasena. Nendes ärimeili etiketi juhistes on mitmeid erandeid.
Kui vastate tööpäringule või äripostitusele, veenduge võimalusel kindlasti, kas saate manuseid saata. Töökuulutusele vastav ärimeil peaks olema sisuliselt kaaskiri. Enamikul reklaamidel on kirjas, kas lisada CV või lõigata ja kleepida CV. Mõned ettevõtted ei ava manuseid ja kustutavad meilid koos manustega.
Samuti, kui manus on vastuvõetav, veenduge, et see ei oleks väga pikk. Üle 150 XNUMX saatmist peetakse enamikul juhtudel suureks ärimeili etiketi rikkumiseks. Kuid projekt, mille kallal kaks inimest koos töötavad, võib aeg-ajalt nõuda graafikat või projektifaile, mis võtavad rohkem ruumi. Lihtsalt tehke kindlaks, kas äripartner soovib, et need saadetakse meili teel. Ta võib eelistada tiguposti ketta koopiat, et lühendada meili laadimiseks kuluvat aega.
Ärimeili etikett soovitab kasutada inimeste poole pöördumisel formaalsust. Üldiselt pöörduge inimeste poole nii, nagu teeksite selle inimesega vesteldes. Kui tavaliselt pöördutakse kellegi poole kui hr Browni, ärge alustage kirja hr Browni eesnimega. Kui tavaliselt kutsutakse hr Browni eesnime järgi, lubab ärimeili etikett kasutada vähem ametlikku aadressi.
Kui naissoost abielustaatus ei ole tuttav, soovitab ärimeili etikett terminit pr. Erandiks on meilid arstidele. Sel juhul kasutage ametlikku tiitlit Dr.
Kindlasti lisage oma meili sisu kohta konkreetne teemarida. See võib olla “Vasta töökuulutusele nr 1351 Craigi nimekirjas” või “Kohtume sel nädalal, et arutada oma võimalusi.” Veenduge, et teema kajastaks materjali, mida kavatsete esitada.
Ärimeil ei vaja loomingulisi kirjavahemärke, naerunägusid ega muid õitsengusid, mis võivad esineda juhuslikes sõpradevahelistes meilides. Samuti ei tohiks see sisaldada vestluse lühendeid. Kaks lähedast ärikaaslast võivad need oma meilidesse lisada, kuid üldiselt on formaalne parem.
Ruumi vähendamiseks ärge tsiteerige kogu kellegi teise saadetud materjali. Vajadusel lõigake, kleepige ja tsiteerige ainult lühikesi materjalijuppe. Kui materjal ei ole asjakohane, kustuta tsiteeritud materjal enne sõnumile vastamist. Samuti hoidke oma materjal lühike ja asjakohane.
Ärimeili etikett nõuab lisaks suhtlemist hea grammatika, hästi koostatud lausete ja õigesti kirjutatud sõnadega. Kui inimene pole neis valdkondades tugev, võib suhtlus üsna rumal välja näha ja muuta ta vähem intelligentseks. Kontrollige kindlasti materjali õigekirja ja grammatikat ning seejärel lugege see uuesti valjusti läbi, et veenduda, kas see on mõttekas. Kui grammatika jääb endiselt probleemiks, kaaluge kirjaliku suhtluse parandamiseks ärilise kirjutamise kursust.
Lõpuks ärge lisage oma naljaloendisse äripartnereid. See on selge ärimeili etiketi rikkumine. Kui keegi töötab kellegagi, kellele meeldib nalja, küsige tema privaatset e-posti aadressi, et oma nimekirja lisada. Samuti ärge kunagi saatke kettposti äripartnerile. Kui keegi saab viirusehoiatuse, kontrollige enne selle äripartneritele saatmist Interneti-pettuste saite. Enamik meili teel saadetavaid viirusehoiatusi on pettused ja põhjustavad tarbetut häiret või võtavad ruumi ärile suunatud postkastis.
SmartAsset.