Palgaarvestuse töötleja on üksikisik või juriidiline isik, kes vastutab ettevõtte palgaarvestuse töötlemise eest. Palgaarvestuse töötlejana töötaval isikul või ettevõttel on tavaliselt palgaarvestuskontode töötlemine ning töötajate tšekkide, otsemaksete ja muude makseviiside ettevalmistamine. Mõnel juhul võib ta vastutada ka sõltumatute töövõtjate maksete töötlemise eest. Selle protsessi osana võetakse maksetöötlejatelt tavaliselt töötajate maksetelt kinni maksud vastavalt konkreetses jurisdiktsioonis kehtivatele seadustele. Samuti võib tal olla vaja raha kinni pidada näiteks pensionikontode ja muude töötajate vabatahtlike sissemaksete jaoks.
Kui ettevõte maksab töötajale ja mõnikord ka sõltumatule töövõtjale raha, teeb selle tavaliselt maksete töötleja. Maksetöötleja kasutab ettevõtte esitatud dokumente, et teha kindlaks, mitu tundi inimene on töötanud ja tema tunnitasu. Kui aga inimene saab kindlat palka, võib töötleja palgaperioodi jooksul võlgnetava palgasumma kindlaksmääramiseks kasutada selle asemel ettevõtte dokumente. Sellest summast saab töötajale makstav brutopalk, kuigi see ei pruugi olla summa, mida ta tegelikult saab.
Enamikus kohtades ei koosta palgatöötleja lihtsalt töötajate tšekke, mis põhinevad töötaja töötasu brutosummal. Selle asemel peab ta sageli töötaja makselt kinni pidama terve rea kohustuslikke makse. Ta võib aga kinni pidada ka summasid asjade eest, millega töötaja on nõustunud. Näiteks võib ta pidada kinni sissemakseid selliste asjade eest nagu pensioni- ja ravikindlustuskontod. Palgaarvestuse kinnipidamised võivad olenevalt jurisdiktsioonist, tööandjast ja konkreetse töötaja soovidest erineda.
Palgaarvestuse töötlejal võib vahel tekkida vajadus palgatšekkide koostamisel töötaja töötasu baassummast korrigeerida. Näiteks võib ta mõnel juhul teha kohandusi selliste asjade jaoks nagu puhkus või haigusaeg. Samuti võib ta kohandada töötaja töötasu puhkuse aja eest. Mõnel juhul peab seda tiitlit omav isik või ettevõte välja arvutama ka võlgnetava summa ja korrigeerima töötaja tasu ületunnitöötasu tõttu.
Sageli on palgatöötleja üksikisik, kuid mõnikord tegeleb ülesandega terve meeskond, osakond või palgaarvestusettevõte. Mõnikord on palgatöötleja ettevõtte töötaja, kes tegeleb vähemalt ühe töötaja palgaarvestusega. Väga väikestes ettevõtetes võib ettevõtte omanik ise palgamakseid töödelda. Mõnel juhul on aga palgaarvestuse töötlemisele pühendatud terved osakonnad ja mõned ettevõtted tellivad palgaarvestuse töötlemise isegi palgaarvestusteenustele.
SmartAsset.