Digitaalfailisüsteemi eelised on arvukad ja hõlmavad ettevõtte kulude vähenemist, kasu keskkonnale ning dokumentide sorteerimise, leidmise ja teisaldamise lihtsust. Digitaalse failisüsteemi loomise esialgne protsess võib olla veidi keerulisem, kuid paljud kontorid leiavad, et paberivaba kontor või isegi poolpaberivaba kontor on ettevõttele aja jooksul kasulik. Sellise digitaalse failisüsteemi eeliste hulka kuulub ka see, et see võimaldab kontoril töötada väiksemas keskkonnas, kuna paberkandjal dokumentide hoidmiseks ei ole vaja palju ruumi.
Digitaalset failisüsteemi, kus paberdokumendid kas skannitakse arvutisse või luuakse esmalt lihtsalt arvutis, saab rajada paljudes erinevates kontorikeskkondades. Vajadusel võib dokumente välja printida, näiteks kliendile postitada, kuid muidu pääsevad kontoritöötajad arvutis olevatele dokumentidele ligi ilma paberit raiskamata. Paberi ja printeri kasutamise vähendamine võib ettevõttel säästa palju raha. Lisaks on see keskkonnale palju kasulikum; isegi kui kontor võtab suurema osa oma paberist taaskasutusse, kahjustab paberi tootmine ikkagi keskkonda.
Digitaalse failisüsteemi salvestamine toimub täielikult kõvaketastel. See võimaldab salvestada tuhandeid dokumente ühel väikesel alal, säästes väärtuslikku kontoripinda. Kõvaketaste mälumaht kasvab jätkuvalt, samal ajal kui nende füüsiline suurus väheneb, mis on veel üks eelis. Lisaks saab turvalisuse huvides varundada dokumentide koopiaid paljudele teistele kõvaketastele eraldi asukohtades ning neid saab muuta turvalisemaks selliste tööriistade nagu paroolid ja krüptimine abil. Dokumentide otsimine ja ülestõmbamine muutub palju lihtsamaks.
Kõvakettalt otsingu sooritamine võtab tavaliselt vaid kõige rohkem paar minutit. Seejärel saab dokumendile hõlpsasti juurde pääseda ja vajadusel muuta, e-postiga saata või printida. Mõned ettevõtted leiavad, et nad ei saa täielikult paberivabaks minna, kuid isegi paberikasutuse vähendamine, näiteks digitaalse failisüsteemi kasutamine uuemate dokumentide salvestamiseks, võib muutuda. Bürood, kes soovivad kasutusele võtta digitaalset failisüsteemi, peavad hankima lisatööriistu, nagu skannerid, ja dokumentide digitaalseteks vormideks teisendamine võib võtta palju aega, kuid kui süsteem on seadistatud, muutub selle hooldamine suhteliselt lihtsaks.
SmartAsset.