Paljudes aspektides on ettepaneku kirja kirjutamine nagu mis tahes muu äriline kirjutamine. Selge, lühike ja täpne kirjutamine on iga äridokumendi jaoks oluline. Äriettepanekud nõuavad siiski konkreetseid komponente, näiteks ettepaneku kaaskirja. Ettepaneku kiri, sarnaselt elulookirjelduse kaaskirjaga, on antud ettepaneku viisakas sissejuhatus. Aktiivse hääle kasutamine, aktsepteeritud ärilise kirjutamise etiketi järgimine ja lugeja piiratud aja väärtustamine on eduka reageerimise jaoks ülimalt olulised.
Sageli, kui suured organisatsioonid postitavad taotlusi mitme projekti jaoks, annab pakkumise kaaskiri lugejale teada, millisele taotlustaotlusele (RFP) dokument vastab. Kui spetsialistide või ettevõtete vahel puudub suhe, toimib ettepanekukiri nii sissejuhatuseks kui ka võimaluseks jätta hea esmamulje. Kui suhe on juba olemas, võib kaaskiri olla võimalus teha komplimente, avaldada tunnustust või avaldada jätkuvat head tahet mõlema poole vahel.
Olenemata sellest, kas poolte vahel on suhe või mitte, peaks iga pakkumiskiri järgima õiget ärikirjutamise etiketti. Näiteks peaks dokument olema vormindatud õigete pealkirjade, korralike veeriste ja standardse kirjatüübi või fondi abil. Eeldatakse kirja adresseerimist õigele kontaktile ja professionaalse, kliendikultuuri jaoks vastuvõetava tervituse kasutamist. Vale kontaktteave või liiga mitteametlik tervitus võib muuta ettepaneku kirja lugemise või kõrvalejätmise vahel.
Korraliku etiketi kõrval on oluline ka ettepaneku kirja toon. Ametlikud, kuid isikupärastatud lähenemisviisid toimivad tavaliselt kõige paremini lääne kultuurides, kusjuures mõned ärisuhted võimaldavad mitteametlikku tooni. Ida kultuurid eelistavad tavaliselt, kuigi mitte alati, ametlikku ja professionaalset lähenemist. Kui õiges toonis on kahtlusi, on parim ametlik ja professionaalne lähenemine.
Kuigi ükski ettepaneku kiri ei taga vastuvõtmist, parandab aktiivse hääle ja sisutihe kirja kasutamine tõenäosust. Ärge kasutage kahte või kolme sõna, kui ühest piisab. Lühikesed lihtsad laused on paremad kui pikad keerulised lõigud. Aktiivne hääl väljendab selgust ja enesekindlust, seega vältige oma kirjatöös “olema” tegusõnu. Vältige selliseid fraase nagu “kui soovite” või “võite eelistada”. Valige selle asemel tugevad tegevusverbid ja otsesed kutsed tegevusele.
Ettepaneku kirja sisu on iga projekti ja ärisuhte puhul erinev. Üks levinud viga, mida spetsialistid kaasettepaneku kirja kirjutamisel teevad, on saatedokumentides sisalduva teabe ümbersõnastamine või kokkuvõte. Pidage meeles, et enamik ärispetsialiste on ajaliselt piiratud. Austage oma lugeja aega ja ärge lihtsalt kordage oma ettepaneku sisu. Selle asemel kirjutage oma kiri silmast silma sissejuhatust silmas pidades: mida te ütleksite või kuidas te end isiklikult esitleksite enne ettepaneku dokumendi üleandmist?
SmartAsset.