Suured organisatsioonid kasutavad eri tüüpi töötajate määratlemiseks tavaliselt personalirühma. Selle termini väljatöötamine on tihedalt seotud inimressursside infosüsteemide (HRIS) kasutuselevõtuga, mis on paljudes ettevõtetes inimressursside äriprotsesse revolutsiooniliselt muutnud. Personalirühma kasutatakse kolme sõiduvajaduse rahuldamiseks: luua meetod konkreetsete ühiste funktsioonidega töötajate tuvastamiseks, lihtsam hooldus ja testimine ning tegevuste jälgimine rühmade kaupa.
Personaligrupi määratlemisel on seda kõige lihtsam teha organisatsiooni struktuur kõrgel tasemel ülevaatamine. Ametiühinguga liitunud rühmad on lihtne koht alustamiseks, kuna ametiühingurühmas on kõigil töötajatel ühised konkreetsed töötingimused. See võib hõlmata puhkuseõigust, ületundide arvutamise reegleid, ametiühingutasusid ja staažinõudeid.
Personalirühma määratlemiseks kasutatav nomenklatuur on erinev ja olenevalt kasutatavast personalitarkvarast võib märkide arvule olla piiranguid. Tavaliselt kasutab enamik organisatsioone personalirühmade tuvastamiseks ametiühingu akronüümi või esmase ametikoha kirjeldust. Kuigi numbrijada saab kasutada, võib see kiiresti muutuda väga keeruliseks personalitöötajate, andmearhitektide ja teiste inimeste jaoks, kes peavad andmetega manipuleerima.
Kui ametiühingurühmadele on määratud ainulaadne personalirühm, tuleb järgmises etapis määratleda rühmad ülejäänud töötajate jaoks. Selleks kasutatakse erinevaid metoodikaid, olenevalt organisatsiooni keerukusest. Vaadake erinevaid ametikohti või ametijuhendeid ja tuvastage mitut töötajat hõlmavad ühised jooned. Need ühisjooned peaksid olema üksused, mille kohta ettevõte peab saama luua ainulaadseid aruandeid. Asepresidendi ja kõrgema tasandi juhid koondatakse sageli ühte personalirühma.
Vältige personalirühma loomist asukoha või sarnase aruandlusstruktuuri järgi. Need ühised jooned on juba tuvastatud postiaadressi, asukohanäitajate ja töönumbrite või ametinimetuste kaudu. Selle asemel vaadake ühe taseme võrra kõrgemat, keskendudes sarnastele hüvitiste kava nõuetele või tööülesannetele.
Personalirühmad tuleks korraldada sellises struktuuris, mis jäljendab võimalikult täpselt tegelikku organisatsiooni struktuuri. Peaksid olema valikud, mis võimaldavad aruannete käitamist organisatsiooni struktuuri erinevate harude kohta, koondades vajaduse korral mitu personalirühma. Kokkuvõtlikud aruanded on tavaliselt programmeeritud kasutama nende vajaduste rahuldamiseks hierarhiastruktuuri ja neid saab sisse ehitada aruandluse valikukuvadesse.
Oluline on personaligruppide korrektne identifitseerimine, kuna kõiki grupi ühisjoonte muudatusi saab muuta üks kord ja rakendada kõikidele selle grupi töötajatele. Näiteks kui kõik ametiühingusse kuuluvad töötajad saavad iga-aastast palgatõusu, saab seda muudatust rakendada konkreetsele personaligrupile. See lihtsustab oluliselt programmeerimis-, testimis- ja suhtlusnõudeid.
SmartAsset.