Ettevõtetel soovitatakse kirjutada tööle kandideerija tagasilükkamise kiri kõigile kandidaatidele, keda nad ei palka. Kirja eesmärk on teavitada taotlejat asjaoludest, avaldada tunnustust ja säilitada taotlejaga head suhted. Töötaotleja tagasilükkamise kiri peab sisaldama vähemalt järgmist:
Avaldus, et taotleja ei saanud tööd.
Tänuavaldus taotluse ja intervjuude eest.
Parimate soovidega taotlejale tema jätkuvat tööotsingut või professionaalset arengut.
Kirjad võivad sisaldada ka julgustust uuesti kandideerida, taotlust kandideerida teisele praegusele töökohale ja isikuandmeid asjade kohta, mida küsitlejad kandidaadi kohta hindasid.
Enamik kirju on kirjutatud ametlikus äristiilis. Esimesed üks kuni kaks lauset on pühendatud taotleja teavitamisele, et tööle võeti keegi teine, ja selle ebamäärase põhjuse esitamiseks. “Kvalifitseeritud kandidaatide suure arvu tõttu saame kahjuks teile praegu tööd pakkuda,” või piisab selle lause mõnest ümbersõnastusest.
Järgmised paar lauset peaksid tänama taotlejat kandideerimis-/intervjuuprotsessi läbimise eest. Neid saab ka isiklikult suunata, nii et ettevõte avaldab oma tänu taotlejaga kohtumise eest. Sellised laused nagu: “Me hindasime teiega kohtumist ja kuulsime teie ideid selle kohta, kuidas te meie ettevõttega sobiksite,” on asjakohane, kui see nii juhtus. Paljud ärieksperdid arvavad, et tööotsija tagasilükkamise kirja selles osas sisalduv avaldus peaks olema veidi isikupärastatud ja väljendama mõningast tunnustust vestluse ajal toimunud tegeliku sündmuse eest, et tagasilükkamist pehmendada ning muuta see isiklikuks ja kiitvaks.
Viimane oluline detail on soov taotlejale edaspidiseks eduks. Seda saab väljendada lihtsa lausega nagu: “Soovime teile jätkuvat edu oma erialal (tööotsing, karjäär jne).” Töötaotleja tagasilükkamise kiri tuleks seejärel sulgeda ametliku allkirjaga.
Tänuavalduse ja edusoovi vahele võiksid kirjad sisaldada kutseid kandideerida teistele praegustele töökohtadele või kandideerida tulevastele töökohtadele. Need kutsed on üks põhjus, miks kõiki kirju isikupärastada ja vormi mitte välja saata. Mõned ettevõtted ei võta kandidaadi uuesti kandideerima, kui vestlused olid halvad või ebasoodsad, kuid mõni kandidaat võis neile tõesti meeldida ja nad ei saanud neile tööd pakkuda. Soovitatav on, et kui on avatud teine töökoht, peaks tööandja seda ütlema mitte ainult kirjas, vaid ka telefonikõnes.
Ettevõtted peaksid töökandidaatide tagasilükkamise kirja kirjutamisel vältima võimalikke lõkse. Nad ei tohiks kommenteerida palgatud isikut või konkreetseid omadusi, mis muutsid selle inimese paremaks valikuks. Selles peitub võimalus algatada kohtuasju ebaausate värbamistavade kohta. Samuti on ebasoovitav kommenteerida negatiivselt taotleja tegevust. Pidage meeles käes olevat eesmärki; teavitada, tänada, soovida head ja jätta hea mulje.
SmartAsset.