Põhivara haldamine on raamatupidamisprotsess, mille eesmärk on jälgida ettevõtte varade seisundit, sealhulgas iga vara asukohta, seisukorda ja muid eristavaid omadusi. Selle protsessi mõte on tagada, et ettevõtte finantsdokumente ajakohastatakse pidevalt, et kajastada kogu põhivara tegelikku seisu hetkeväärtuses. Põhivara vastutustundliku haldamisega kaasneb mitu etappi, sealhulgas tehnoloogia kasutamine, et tuvastada samasuguseid varasid teistelt, jälgida nende varade liikumist ühest asukohast teise ja arvutada iga varaga seotud amortisatsioon järjestikuste maksustamisperioodide jooksul.
Põhivara haldamise üks põhielement on alati teadmine, mitu ühikut antud materiaalset vara ettevõttele kuulub. Näiteks jälgiks tootmisettevõte tavapärase äritegevuse tootlikkuse osana omanduses olevate ja kasutatavate tõstukite arvu. Selle asemel, et lihtsalt pidada nende tõstukite arvu, määratakse igale varale jälgimis- või seerianumber. Seda numbrit kasutataks vara tuvastamiseks raamatupidamisdokumentides ning samuti jälgitaks, millisesse piirkonda või osakonda iga lift praegu varade jälgimise protsessi osana on määratud. See võimaldab ettevõttel hoida jooksvat laoseisu ja kiiresti jaotada varasid teistesse valdkondadesse, kui ja kui vaja, kaotamata seejuures, mida üldises äritegevuses kus kasutatakse.
Varade liikumise jälgimine on iga põhivarahaldusstrateegia edu võti. Sõltuvalt ettevõtte olemusest võib see olla väga lihtne protsess, mis nõuab töötajatelt sisselogimislogi kasutamist, kuna seadmed ja muud ettevõtte varad viiakse ühest osakonnast teise. Muudes seadistustes võimaldab elektrooniliste skannerite kasutamine edastada liikumisest kesksele jälgimisseadmele, mille varahaldustarkvara kasutatakse skanneritelt andmete vastuvõtmiseks ja iga skannitud vara asukoha automaatseks värskendamiseks. Kaasaegse tehnoloogia kasutamine on eriti kasulik siis, kui materiaalset vara mõnikord objektide vahel teisaldatakse, kuna skannerid võimaldavad iga liigutuse aja ja kuupäeva tembeldada, pakkudes olulisi andmeid varude haldamiseks ja iga objekti maksude määramiseks.
Põhivarahaldus ei seisne ainult selle üle, milliseid varasid omatakse ja kus need asuvad. Protsess hõlmab ka iga varaobjekti konkreetse maksustamisperioodi jooksul kantud amortisatsiooni hindamist. Jällegi muudab tarkvara tänapäeval protsessi palju lihtsamini hallatavaks, kuna väärtuse muutus tuvastatakse ja salvestatakse tarkvaraprogrammi abil. See võimaldab kiiresti kindlaks määrata varalt igal konkreetsel perioodil tasumisele kuuluva maksusumma. Selle tulemusena on ettevõttel alati võimalik teada varade hetkeväärtust ning kasutada varasematel maksustamisperioodidel esitatud amortisatsiooninõuete dokumenteerimiseks ajaloolisi andmeid.
SmartAsset.