Front office agent on isik, kes täidab hotelliettevõttes külaliste kohustusi. Seda tüüpi agendid peavad olema professionaalsed ja neil peavad olema tugevad inimestevahelise suhtluse oskused. Rahalugemisoskus ja tugevad organiseerimisoskused on olulised ka esindusagendi rollis. Vastuvõtuagendid peavad olema paindlikud ja täpsed, neil peab olema suur vastutustunne ja nad peavad olema valmis suhtlema külaliste ja paljude teiste hotelliasutuste osakondade vahel.
Front office professionaali oluline kohustus on külaliste registreerimine. See hõlmab sisuliselt ruumide rentimist ettevõttes, külaliste määramist teatud tubadesse ja muude ettevõtte teenuste reklaamimist. Vastuvõtuagendid peavad vastama ka külaliste küsimustele ja käsitlema kõiki tubade või teenuste kohta esitatud kaebusi. Külaliste kiire ja tõhus väljaregistreerimine, kui nad on valmis täiendavalt lahkuma, on nõue, mida kontoriagendid peavad täitma. Sel põhjusel peaks esindusagent teadma, kuidas kasutada tööstuslikke seadmeid, nagu krediitkaardipühkijat ja elektroonilist võtmemasinat.
Isikud, kes töötavad lisaks kontoris, peavad võtma aega klientidega suhtlemiseks. Nad peaksid jagama praeguste ja potentsiaalsete klientidega teavet oma organisatsiooni teenuste ja ettevõtte pakutavate eripakkumiste kohta. Sõbraliku dialoogi algatamine klientidega, et luua nendega side, on samuti tõhusa esindusagendi oluline osa.
Raha käitlemine on väärtuslik osa ka eesseisva administraatori ametikohal. Esinduses töötavad agendid vastutavad pärast teenuste osutamist pärast arvete korrektset arvutamist külalistelt maksete sissenõudmise eest. Lisaks peavad nad tagama, et neil oleks piisavalt sularaha, et anda klientidele finantstehingute ajal vajadusel vahetusraha. Tasude kandmine külaliste kontodele toodete ja teenuste eest, nagu toit või toateenindus, on samuti kontori kohustus.
Abistamine mitmesugustes ülesannetes, näiteks abistamine hommikusöögi serveerimisel, on samuti osa tööst hotelli esiküljel. Lisaks peavad kontoriagendid pidevalt jälgima külaliste turvalisust ja heaolu ning teavitama viivitamatult juhtkonda kõigist ohtlikest tingimustest. Isegi üldotstarbelise ruumi või konverentsiruumi sisustamisel eriliste külaliste ürituste jaoks on abi kontoritöötaja ametijuhendis. Lisaks peaksid need esindajad hoolitsema selle eest, et peamine külaliste fuajee oleks korras, et külalisi mugavalt vastu võtta.
SmartAsset.