Parimad näpunäited ürituste korraldamiseks on ülesannete delegeerimine, sobiva toimumiskoha valimine, ootamatuste planeerimine ja võtmeisikute teenindamine. Olenevalt ürituse suurusest võib ürituse korraldaja vigade tõenäosuse vähendamiseks abi vajada. Õige koha valimine on väga oluline, kuna mõned suurimad probleemid, mida saab vältida, on seotud toimumiskohaga. Ürituste korraldajatel peaks olema ka situatsiooniplaanid ja testida kõiki seadmeid eelnevalt. Võtmeinimestega, nagu esinejad, meelelahutajad ja esinejad, tuleks arvestada ja nende eest hoolitseda, et vältida ajakava häireid.
Ülesannete delegeerimine on sündmuste eduka haldamise võtmeks, sest see aitab tagada sündmuse kõigi aspektide hõlmamise. Ürituste korraldajatel peaks olema koolitatud meeskond, kes kontrollib, kas kõigega on arvestatud ja mis on võimalike probleemide lahendamiseks kättesaadav. Väiksemate sündmuste puhul võib ürituste korraldamise meeskonna asemel assistent olla otstarbekam.
Toimumiskoha valimine on otsus, mis võib sündmuse teha või katkestada. Kui kliendil pole veel toimumiskohta silmas peetud, peab ürituse korraldaja täpselt välja selgitama, mida klient täpselt ootab, kui palju inimesi peaks toimumiskoht mahutama ja kas on vaja võtta erilisi kaalutlusi. Näiteks võib töötuba nõuda rohkem ruumi, kuna laud ja toolid on vajalikud, samas kui kõneüritus võib toimuda väiksemal alal. Mõned erikaalutlused, mida võib olla vaja arvesse võtta, on toidu serveerimisalad, puuetega inimeste juurdepääs, spetsiaalsed tantsuruumid, meelelahutajate alad ja eriefektide (nt ilutulestiku) turvaelemendid.
Situatsiooniplaanid tuleb koostada kõige jaoks, mis võib valesti minna, näiteks seadmete rikked, hilised kõlarid ja halb ilm. Iga võimaliku tõrke jaoks plaani koostamine võib aidata sündmuse juhil probleemiga kokku puutudes rahulikuks jääda. Kriisi korral on varukoopiad juba olemas ja valikud on hõlpsasti kättesaadavad.
Võtmeinimeste toitlustamine on hilinemiste või tühistamiste vältimiseks oluline. See võib tähendada kõnelejate või meelelahutajate lennujaamast pealevõtmist, nende mugava majutuse tagamist, nende eest ürituse toimumise päeval arvestamist ja selle tagamist, et kõik nende vajadused on täidetud ja nad on rahul. Esinejate või meelelahutajate vajaduste rahuldamine aitab neil kiiremini paika saada ja olla sündmuseks vaimselt paremini ette valmistatud.
SmartAsset.