Ettevõtte krediitkaarti saab määratleda mitmel viisil. See võib olla kaart, mida saavad kasutada kõik ettevõtte liikmed, eriti väikeettevõtted. Neid kaarte saab kasutada igapäevase asjade ostmise peamise vahendina. Teise võimalusena võib ettevõte väljastada krediitkaardi mõnele töötajale, eriti neile, kes peavad reisima ärireisile ja tasuma ettevõttega kaetavate kulude eest.
Ettevõte vastutab mõlemat tüüpi ettevõtte krediitkaartide arvete tasumise eest tingimusel, et neid kasutatakse rangelt heakskiidetud ärikulude katmiseks. See võib tekitada probleeme ja inimesed peavad kaartide kasutamisel hoolikalt jälgima kviitungeid ja arvestust. Töötaja võib vastutada tasude eest, mis ei ole tegelikud ärikulud, ja kaardil olevate asjade ostmine, mis tegelikult ei ole ettevõtlusega seotud, võib mõnel juhul põhjustada töökoha lõpetamise.
On tõsi, et mõned töötajad kuritarvitavad ettevõtte krediitkaarti, kuid üksikasjalike avalduste edenedes avastatakse see tõenäoliselt kiiresti. Mõnikord juhtub juhuslik kuritarvitamine. Kui inimesed on harjunud asjade eest kaartidega maksma, siis on vale kaardiga asjade eest väga lihtne maksta. Kui töötaja märgib ettevõtte krediitkaardiga juhusliku ostu, peaks ta sellest koheselt tööandjaid teavitama ja olema valmis ettevõttele kohe kahju hüvitama.
Keerulisem probleem tekib siis, kui töötajad ostavad asju, mis on õigustatud ärikulud, samal ajal kui nad ostavad asju isiklikuks kasutamiseks. Jällegi on kviitungite üksikasjalik säilitamine võti tagamaks, et ettevõte ei ostaks asju, mis pole tema äritegevusega seotud. Üks võimalus seda vältida on äri- ja isiklikke kulutusi sisaldava ostu sooritamisel küsida eraldi tehingud ning seejärel kasutada nende tehingute eest tasumiseks ettevõtte krediitkaarti ja isiklikku kaarti.
Mõnikord mõtlevad inimesed, kellel on ettevõtte krediitkaart nende nimele välja antud, kas neil on võimalik kasutada kaardiga pakutavaid hüvesid, nagu sagedased lendurid. Otsuse töötajal hüvede või kinkepunktide kasutamise lubamise kohta peab tegema tööandja. Kui see on ebaselge, peaksid töötajad enne soodustuste kasutamist oma tööandjaga nõu pidama. Ettevõte võib soovida neid koguda, et teha töötajatele kingitusi või säästa raha lennureisidelt.
Üks võimalus ettevõtte krediitkaardi kasutamist vältida on luua töötajate tehtud ärikulude hüvitamise meetod. See hõlmab ka töötajate kviitungite esitamist, kuid see annab ettevõtetele vähem võimalusi tasusid uurida. Paljud leiavad, et ettevõtte krediitkaart pakub suuremat mugavust kui laekumise/tagastamise meetod. Krediitkaartide teine eelis kviitungi/tagasimaksmise meetodi ees on see, et töötajad, kellel on vähe isiklikku sularaha või krediiti, ei satu piinlikku olukorda, kus nad ei suuda katta õigustatud ärikulusid.
SmartAsset.