Protsessi spetsifikatsioon on selgete ja üksikasjalike juhiste pakkumine, mis võimaldab igaühel järgida ülesande täitmiseks mitmeid samme, näiteks objekti kokku panemine või aruande õige vormindamine. Need sammud võivad järgida rangeid reegleid, et muuta need võimalikult standardiks, et lugeja saaks neist hõlpsasti aru. Muudel juhtudel võivad protsessi spetsifikatsioonid sisaldada ebastandardset keelt või aruteluteemasid ning olla üldiselt vähem arusaadavad.
Protsessi spetsifikatsioonis järgib lugeja mitmeid samme, mis on esitatud vooskeemi kujul. Igas etapis võivad olla kahvlid, mis kajastavad protsessi erinevaid lähenemisviise või erinevaid lõpptooteid. Kui lugeja järgib neid samme täpselt, lõpetab ta lõpptootega, mis ei tohiks erineda sellest, mida on valmistanud teine isik, kes järgib samu juhiseid. Protsessi spetsifikatsioon võib lubada individuaalselt toodetud tooteid või anda juhiseid masstootmiseks, kasutades tootmisseadmeid.
Tootjad kasutavad protsesside spetsifikatsioone, et tagada projektide standardiseeritud ja täpne elluviimine. Selle dokumendi saab saata teise tehasesse, mis on võimeline tootma täpselt sama lõpptoote, järgides samme. Need sammud kirjeldavad kasutatavate materjalide tüüpe, nende värve ja montaažimeetodit, lisaks esitatakse üksikasjalikud joonised ja arutelud tootmistehnikate kohta. Dokumendi selged juhised võimaldavad reprodutseerida tooteid ilma nende valmistamise kogemusega isiku isiklike juhisteta.
Tootmine ei ole ainus ülesanne, mida saab protsessi spetsifikatsioonidega standardida. Tarkvaraarendust, dokumentide genereerimist ja muid ülesandeid saab täita sarnase iseloomuga juhistega. Kõigil juhtudel on eesmärk luua selged ja arusaadavad juhised, mida saavad teostada kõik, kellel on selles huvipakkuvas valdkonnas põhikoolitus. Näiteks tekstitöötlusprogramme tundev administraatoriassistent võib järgida juhiseid, et koostada administraatoritele mõeldud aruanne.
Protsessi spetsifikatsiooni kirjutamine nõuab üksikasjalikku arusaamist protsessist ja selles konkreetses tööstuses kasutatavast keelest. Mõne protsessi jaoks on saadaval standardiseeritud terminoloogia ja tavade juhendid. Need võivad olla kasulikud nii spetsifikatsioone koostavatele töötajatele kui ka töötajatele, kellel võib tekkida vajadus neid lugeda ja järgida. Kui protsessi spetsifikatsiooni kohta tekib küsimusi, võib juhend sageli anda vastuse, määratledes kasutatava keele ja võimaldades lugejal täpselt aru saada, mida antud väite all mõeldakse.
SmartAsset.