Kommunikatsiooni planeerimine on selge, järjepideva ja asjakohase strateegia väljatöötamine turunduskampaaniate ja muu ettevõtte poolt avalikkusele suunatud kommunikatsiooni jaoks. Kogu suhtluse üldine strateegia võib tegevusi suunata ja pakkuda töötajatele raamistikku. Konkreetsete sündmuste või kampaaniate jaoks saab välja töötada konkreetsed plaanid. Ettevõtted võivad kommunikatsiooni planeerimisel kasutada mitmeid lähenemisviise ja palgata konsultandi, kes seda protsessi aitaks.
Ettevõtte üldise kommunikatsiooni planeerimisel mõtlevad töötajad, millist sõnumit nad soovivad avalikkusele edastada. Suhtlus peaks jääma sõnumile ja vastama ettevõtte stiilile, toonile ja kuvandile. Need võivad järgida ka kindlat vormingut ja ettevõttel võiksid olla selged juhised erinevate olukordade lahendamiseks. Pressiesindajad peavad järgima neid juhiseid, et jääda järjekindlaks ja vältida konfidentsiaalse või kahjustava teabe juhuslikku avaldamist.
Konkreetse kampaania puhul istuvad reklaamitöötajad maha, et määratleda, mida nad soovivad turustada, kellele nad soovivad seda turundada ja kuidas nad kavatsevad sihtdemograafilise rühma jõuda. Kommunikatsiooni planeerimine aitab kaasa selge turundusstrateegia väljatöötamisele. Kui ettevõte kampaaniaga edasi liigub, saab ta kindlaks teha, kas see täidab turunduseesmärke või läheb rajalt kõrvale.
Kommunikatsioonile keskendumine võib olla oluline, eriti uue ettevõtte jaoks, kes soovib luua mainet ja mainet. Ükskõik, kas ettevõte kasutab uute klientideni jõudmiseks või raadioreklaamide loomiseks otsepostitust, peaks turundus olema järjepidev. Ettevõte peab põhipunktidest kinni pidama ja neid selgelt edastama. Tarbijad peaksid ettevõtte tooteid ja teenuseid reklaami kaudu ära tundma. Kui nad seda ei tee või kui reklaamid loovad ettevõttest negatiivse kuvandi, on see sageli halva kommunikatsiooniplaneerimise tagajärg. Olukorrad, kus kampaaniasse panustavad mitu inimest, ilma et nad suhtleksid aktiivselt koos, võivad tekitada ebajärjekindlaid ja segaseid sõnumeid.
Ajurünnak võib olla kasulik vahend suhtluse planeerimisel. Töötajad saavad koos kohtuda, et arutada projekti ja eesmärke mitteametlikus keskkonnas, kuhu kõik panused on teretulnud. Nad peaksid koostama loetelu teemadest, ideedest ja prioriteetidest, mida kasutada selge strateegia väljatöötamisel. Konsultant võib selle protsessi kohta juhiseid pakkuda. Konsultandid võivad küsitleda erinevaid töötajaid, et saada teada nende arusaamadest antud projektist, ja koondada see teave kokku, et luua kõikehõlmavad ja selged juhised, mida kõik ettevõtte liikmed saaksid välissuhtluses järgida.
SmartAsset.