Personalispetsialistid vastutavad selle eest, et kõik organisatsiooni töötajad tunneksid end teretulnud ja motiveeritud tegema oma parimat tööd. Need spetsialistid aitavad ka välja töötada ja koolitada töötajaid käitumiskoodeksite ja kultuuriliste eesmärkide, prioriteetide ja väärtuste osas. Samuti on tavaline, et personalispetsialistid osalevad värbamisprotsessides, koguvad ja korrastavad töötajate andmeid ning peavad töötajatega läbirääkimisi. Mõned kõige levinumad personalihaldustarkvara tüübid on programmid, mis võimaldavad spetsialistidel jälgida töötajate palgaarvestuse eesmärgil töötatud tunde, korraldada rakendusi ja töötajate erivajadusi või taotlusi ning jälgida töötajate jõudlust ja arengut. Teatud tüüpi personalihaldustarkvarad on komplektid, mis sisaldavad mitut funktsiooni, ja teised programmid on keskendunud konkreetsetele toimingutele.
Kui personalijuhtimise tarkvara kasutatakse palgaarvestuse eesmärgil, sisaldab see sageli liidest, mida kasutavad kõik töötajad. Näiteks võib üks levinud mudel sisaldada liidest, kuhu töötajad salvestavad tööle asumise aja ja lahkumise aja. Pärast selle teabe sisestamist laaditakse see üles inimressursside andmebaasi. Kui personalispetsialistidel on aeg esitada palgaandmed, saavad nad tarkvarast teabele ligi pääseda või andmebaasist info otse ettevõtte palgaosakonda üles laadida.
Mõnda personalijuhtimise tarkvara kasutatakse värbamise eesmärgil. Mõnel juhul võivad spetsialistid valida tarkvara, mis sisaldab veebipõhist kasutajaliidest, mida kandidaadid saavad kasutada otse personaliandmebaasi üles laaditud avalduste täitmiseks ja esitamiseks. Paljudel programmidel on inimressursi osas funktsioonid, mis võimaldavad spetsialistidel sorteerida rakendusi positsiooni ja lubadustasemete alusel.
Paljudel juhtudel nõuavad personalispetsialistid enamat kui lihtsalt rakendusi. See tarkvara võib võimaldada taotlejatel esitada ka CV-sid, kaaskirju ja viitekirju. Samuti võivad programmid võimaldada kandidaatidel registreerida erivajadused, näiteks puuded, mille personalispetsialistid saavad edaspidiseks kasutamiseks salvestada.
Töötajate hindamine on personalispetsialistide ühine funktsioon. Nad võivad kasutada personalijuhtimise tarkvara, mis võimaldab salvestada kõik andmed töötajate tulemuslikkuse kohta. Näiteks iga kord, kui töötajat hilinemise pärast noomitakse, võib personalispetsialist selle teabe oma programmi salvestada. Samuti võib ta salvestada kõik auhinnad ja autasud, mida töötajad saavad. See teave võib olla kasulik, kui töötajad ootavad edutamist või palgatõusu.
SmartAsset.