Funktsionaalne dokument, mida nimetatakse ka tegevusregistriks, on kirjalik dokument, mis kujutab ettevõtte tegevust ja ümbritsevaid sündmusi. See salvestab konkreetse teabe kindlas vormingus, kuid ei ole administratiivne kirje. Seda tüüpi dokumente luuakse kõige sagedamini tegevuse toimumise ajal või selle lähedal ja seda peetakse tavaliselt sündmuste kõige usaldusväärsemaks versiooniks, kuna see luuakse ajaliselt lähedal esitatud teabele.
Ettevõtted peavad arvestust, et saaksid tõhusamalt tegutseda, oma tegevusest investoritele ja valitsusasutustele aru anda ning toimivust ajaloolisel taustal hinnata. Paljud vormid, mida ettevõte arvestuse pidamiseks loob, on administratiivsed, näiteks töötajate kontaktlehed. Need vormid dokumenteerivad tavapäraseid kontoritoiminguid ja asju, mida juhid eeldavad regulaarselt.
Sageli peavad ettevõtted koguma teavet, mis ei ole administratiivne ega standardne. See teave on sageli ajaliselt ainulaadne, kuigi teabe salvestamise viis võib olla ühtlane. Selle teabe dokumenteerimiseks kasutab ettevõte funktsionaalset kirjet või juhtunu kirjalikku salvestust, mis võimaldab ettevõttel esitada samaaegselt konto ja vajaduse korral teavet hankida.
Funktsionaalseid kirjeid on palju erinevat tüüpi. Võib-olla on lihtsaim viis seda tüüpi tööriista kasutamise mõistmiseks uurida mõnda levinud näidet. Juhtumiaruanne on funktsionaalse kirje tüüp. Ettevõtted nõuavad sageli töötajatelt vahejuhtumiaruande täitmist, milles kirjeldatakse täpselt, mis juhtus, kui töötaja või klient saab vigastada ettevõtte territooriumil või ettevõtte äritegevuse ajal. Seda funktsionaalset kirjet täidetakse ainult vajaduse korral, kuid see on kriitilise tähtsusega, kuna see dokumenteerib sündmused asjaosaliste sõnadega, sündmuse toimumise ajale lähedal.
Teine funktsionaalse kirje tüüp on klientide tagasiside vorm. Iga klient ei täida tagasisideankeeti ja tavaliselt teeb klient seda ainult siis, kui tal on jooksva päeva teenuse kohta midagi konkreetset öelda. Tagasisidevorm on funktsionaalne kirje, kuna see dokumenteerib konkreetsel ajal juhtunud ainulaadse sündmuse asjaosalise sõnadega.
Reisipilet on funktsionaalne kirje, mida täidetakse sagedamini. Sageli laseb ettevõte oma juhtidel täita reisi üksikasjadega aruande iga kord, kui juht ettevõtte sõidukist välja võtab. Sel moel, kui juht peab vastama sõiduki toimimise kohta varem esinenud küsimustele, on tal ülevaatamiseks koostatud samaaegne tegevusaruanne.
Funktsionaalsed dokumendid võivad pakkuda ettevõttele kaitset vastutuse eest. Klientidel ja töötajatel on sageli aastaid, et esitada ettevõtte vastu hagi mitme tsiviilõiguserikkumise tõttu. Ilma samaaegse sündmuste registrita oleks ettevõttel raske tõestada, mis minevikus täpselt juhtus.
SmartAsset.