Töövoog on termin, mida kasutatakse protsessi etappide kirjeldamiseks. Seda terminit kasutatakse igas organisatsioonis, kus toode, dokument või idee liigub asukohtade või osakondade vahel. Teatud mõttes võib töövoogu mõista kui ülevaadet tegelikust tööst, mida tehakse protsessi lõpuleviimiseks. Töövoodokument on mis tahes aruanne või analüüs, mis kirjeldab protsessi etappe, samuti sellisesse protsessi kaasatud rahalisi vahendeid, ressursse ja teavet. Töövoodokumendiks võib lugeda ka dokumenti, mis on läbinud protsessi etapid, nagu arve, kindlustusnõue või arve.
Toiminguid optimeerida soovivad juhid võivad luua töövoodokumente. Nendes dokumentides võib olla loetletud osakonnad ja töötajad, kelle kaudu projekt jõuab lõpule. Dokumendid võivad sisaldada ka ressursside, materjalide ja seadmete loendeid, mida töövoo igas etapis kasutatakse. Töövoodokument võib samuti aidata juhil mõista, millised protsessi etapid on kõige kulukamad.
Eelarve koostamisel saab kasutada dokumente, mis illustreerivad töövoo komponente ja etappe. Juhid saavad määrata, kui palju toote valmistamine võib maksta, ja otsustada ka osakondade või piirkondade üle, mida saab vähendada. Siseauditi protsessid võivad hõlmata ka töövoo dokumentide kasutamist. Juhtraamatupidajad saavad esitada töövoo dokumendist saadud finantsandmeid.
Tootmiskontekstis saab töövoodokumente kasutada tootmisprotsesside optimeerimiseks. Näiteks saab spetsiaalse töövoohaldustarkvara abil koostada töövoo dokumendi. Kui disainer loob mudeli ja materjaliarve, saab dokumendi automaatselt edastada professionaalile, kes vastutab järgmise etapi eest.
Neid dokumente kasutatakse ka teadusringkondades. Meditsiinispetsialistid võivad näiteks koostada töövoo dokumente, mis illustreerivad ajutegevust. Samuti võidakse luua töövoo dokument, mis kirjeldab kasutaja ja masina vahelist suhet.
Kui töövoodokument kirjeldab üksust, mis läbib protsessi etappe, viitab see tavaliselt maksele või teenusele, mille peavad heaks kiitma mitme eri osakonna spetsialistid. Näiteks kui osakonnajuhataja leiab, et tal on vaja uusi arvuteid, võib see juht koostada dokumendi kulude nimekirja. Seejärel võib ta selle dokumendi heakskiidu saamiseks käsuahelas edasi anda.
Kindlustusseltsid kasutavad ka töövoo dokumente. Sellistel juhtudel esitavad nõuded kliendid. Nõude võidakse edastada kindlustusandjale. Kindlustusandja võib seejärel selle edasi anda juhile või tegevjuhile, kes kasutab intressimäärade kinnitamiseks kindlustusandja koostatud uuringuid ja analüüse.
SmartAsset.