Hallatud prinditeenused viitavad dokumentide printimise või dokumenditrükimasinate sisseostmisele. Seda saab korraldada mitmel viisil, sealhulgas väljastpoolt printimine, tsentraliseeritud kohapealne printimisala, mitu detsentraliseeritud kohapealset ala või kahe viimase kombinatsioon. Hallatud prinditeenuste eelised hõlmavad töötajate tööjõu ja kulude vähendamist.
Kui enamik inimesi mõtleb hallatud prinditeenustele, siis meenuvad esmalt koopiamasinad ja printerid, kuna neid kasutatakse kõige sagedamini trükitud dokumentide tootmiseks. Sõltuvalt organisatsiooni suurusest võib see vajada ühte või mitut printerit ning võib-olla vajada neid üksusi kas värvilise või mustvalge printimiseks. Sama kehtib koopiamasinate kohta. Mõnel juhul võivad ettevõtte jaoks parimad valikud olla kaheotstarbelised masinad või isegi mitmeotstarbelised masinad, mis sisaldavad selliseid valikuid nagu skannimine või faksimine.
Nende masinate ostmine võib olla väga kulukas. Mõned ettevõtted leiavad, et kuluefektiivsem on rentida vajalikke trükimasinaid. Mitmed ettevõtted pakuvad seda tüüpi teenust erinevate hindadega.
Olenemata sellest, kas ettevõte omab või liisib masinaid, koopiamasinaid ja printereid, vajab nende tööshoidmiseks regulaarset hooldust ning konkreetsete rikete või vahejuhtumite korral võib vaja minna ka hädaabiteenust. Paljud samad ettevõtted, kes pakuvad rendilepinguid, pakuvad ka seda tüüpi teenuseid aastase või mitmeaastase lepingu alusel. Sellised lepingud võivad hõlmata kindla arvu toonerikassettide tarnimist perioodi kohta ning tõenäoliselt hõlmavad ka kindlaksmääratud arvu vahejuhtumitega seotud kõnesid ning korrapäraselt planeeritud teenindusaegu.
Selliste teenuste kasutamine teenib mitut eesmärki. Lepingujärgsed teenuskulud on tavaliselt oluliselt väiksemad kui ühe lepinguvälise kõne tasu. Enamik hallatud prinditeenuste lepinguid määravad akna, mille jooksul tuleb teenusele vastata. See aitab vähendada seadmete seisakuaega. Teenindusettevõtte valves olemine takistab ka seda, et töötajad, kes ei tunne seadmeid, peaksid proovima neid uuesti tööle panna.
Suuremates ettevõtetes võivad hallatavad prinditeenused tähendada kohapealset või väljaspool asuvat keskset printimisala. See võib hõlmata mitut koopiamasinat või printerit, mida haldavad spetsiaalsed töötajad. Sellised keskused võivad pakkuda ka lisateenuseid, nagu suureformaadiline trükkimine, köitmine ja trimmimine. Enamasti on seda tüüpi keskused mõeldud suuremate tööde tegemiseks ja seda kasutatakse koos paljude printerite või koopiamasinatega, mis on kogu hoones väikeste tööde jaoks saadaval.
SmartAsset.