Ettepanekud on äridokumendid, mida tavaliselt kasutatakse ühel kahest eesmärgist. Sageli koostatakse ettepanek vastuseks potentsiaalse kliendi päringule. Muul ajal koostatakse dokument äriidee tutvustamiseks inimesele, kes suudab pakkuda finantseerimist või muud tuge. Mõlemal juhul on olemas põhilised ettepaneku juhised, mis suurendavad alati võimalust saada dokumendile positiivne vastus.
Kui potentsiaalne klient on väljastanud ametliku pakkumistaotluse või RFP, on suur osa tööst juba ette tehtud. RFP ütleb teile, millised andmed tuleb ettepanekusse lisada enne selle kaalumist. Paljudel juhtudel määrab RFP ka selle, kuidas neid andmeid esitatakse ja korraldatakse. RFP teksti ja terminite kasutamine muudab ettepaneku malli kujundamise palju lihtsamaks, mis avaldab adressaadile muljet ja suurendab teie võimalusi äri teenida.
Ettepaneku juhised nõuavad ka seda, et teie ettepaneku tekst oleks selge ja täpne. Soovite peamised ettepaneku ideed võimalikult otse edastada. See vähendab võimalust, et keegi, kes loeb valmis ettepaneku vormingut, kaotab poole peal huvi ja liigub edasi teie konkursi esitatud ettepaneku juurde. Vältige slängi või tehniliste terminite kasutamist, välja arvatud juhul, kui RFP-s sisalduvad pakkumisjuhised lubavad seda tüüpi sõnasõnalisust.
Lisaks selgusele on ettepaneku õnnestumiseks ülimalt oluline õige kirjapilt ja kirjavahemärgid. Liiga sageli jäetakse muidu geniaalne ettepanek kõrvale lihtsalt seetõttu, et tekstis esinevad vead raskendavad lugemist. Ettepaneku juhised nõuavad, et enne ettepaneku esitamist kontrollitakse dokumenti põhjalikult igasuguste õigekirja- või kirjavahemärkidevigade suhtes.
Kui RFP ei täpsusta selliseid elemente nagu visuaalsete elementide kasutamine või tiitellehe lisamine, nõuavad üldised ettepaneku juhised seda tüüpi lisade lisamist valmisdokumendile. Lõikepildid, logod, tabelid ja muud pildid aitavad hajutada teksti teravat ilmet, pakkudes dokumendi lugemisel silmale värskendust. Kasutage visuaalseid elemente siiski mõistlikult. Nende sisestamine ilma nähtava põhjuseta kahjustab teie ettepaneku tõhusust, kuna teised mõtlevad, mida te üritate selle liigse aknakujunduse taha varjata.
Põhiliste ettepanekute juhiste järgimine suurendab oluliselt teie valmis dokumendi potentsiaali seatud eesmärgi saavutamiseks. Kui teile ei esitata ametlikku taotlustaotlust ja teil pole õrna aimugi, kust alustada, kasutage ettepanekute näidist, et saada üldisi ideid, kuidas edasi minna. Veidi harjutades saate peagi koostada ettepaneku, mis on täpne, loetav, hästi organiseeritud ja suure tõenäosusega aitab teil soovitud äri või tuge saavutada.
SmartAsset.