Igal ettevõttel, mis võtab klientidelt tellimusi, peab olema töökäskude jälgimise süsteem. Seda tüüpi süsteemi juurutamine aitab tagada töö lõpetamise ja selle, et miski ei kukuks läbi pragude. Parimad näpunäited töökäsu jälgimiseks on kaardistada kogu töökäsu protsess algusest lõpuni, luua süsteemid protsessi iga etapi haldamiseks ja määrata üksikisikutele vastutus töökäsu jälgimise protsessi iga etapi eest. ja süsteem. Lõpuks peab ettevõte valima, kas käsitsi töökäskude jälgimise süsteem või tarkvaraprogramm on parem valik.
Töökäskude jälgimise süsteemi kasutamiseks peavad ettevõtte omanik ja töötajad kulutama aega protsessi iga etapi kaardistamiseks. Näiteks kui akende paigaldusfirma saab kliendilt telefonikõne, et leppida kokku hinnanguline aeg ja siis administraator määrab selle kalendrisüsteemis ühele esindajale, siis on need kaks esimest sammu tellimuste jälgimise süsteemis. Iga samm, olenemata sellest, kui väike see on, tuleks visandada töökäsu jälgimise süsteemi osana.
Kui iga etapp on teada, saab otsustada, kuidas iga etappi käsitleda. Mõned ettevõtted valivad tarkvarasüsteemi, mis lingib selle veebisaidiga, et kliendid saaksid ise kohtumisi planeerida. Süsteem määrab töökäsu esindajale automaatselt. Kui esindaja läheb tööd lõpetama, logib ta pihuarvutiga sisse tööde käigu ning ettevõtte serverisse teatatakse, et töö on tehtud ning arve genereeritakse ja saadetakse kliendile.
Olenemata sellest, kas süsteem on automatiseeritud või käsitsi juhitav, tuleb määrata üksikisikud, kes vastutavad töökäsu protsessi iga etapi eest. Isegi täielikult automatiseeritud süsteemil on probleeme ja tehakse vigu. Keegi peaks olema määratud perioodiliselt kontrollima süsteemi edenemist – olgu see siis iga päev, kord nädalas, kord kuus või kord kvartalis.
Samuti tuleks pidevalt hinnata töökäskude süsteeme, et leida võimalusi nende kiiremaks ja tõhusamaks muutmiseks. Pärast hindamist võidakse kindlaks teha, et sammu saab kõrvaldada või et samm tuleb lisada töökäsu jälgimise süsteemi, et seda parandada ja muuta see parimaks.
SmartAsset.