Andmevarahaldus on organisatsiooni jaoks väärtusliku teabe salvestamise ja korrastamise praktika. Sellised asutused nagu muuseumid ja raamatukogud võivad videoid, tekste ja helisalvestisi pidada andmevaradeks. Väidetavalt on andmevarasid ka ettevõtetel, kes koostavad klienditeabe ja tehingukirjete loendeid. Üks parimaid näpunäiteid andmevarahalduse harjutamiseks on leida andmehaldustarkvara, mis sobib teie organisatsiooni vajadustega. Järgmisena võib abi olla uue süsteemi hoolika juurutamise plaani väljatöötamisest, mis võib hõlmata andmete viimist vanast andmebaasist uude ja töötajate liideste kasutamise koolitamist.
Enamik organisatsioone töötab digitaalsete varadega. Teisisõnu, paberdokumentide esitamise asemel säilitavad organisatsioonid kõige olulisemat teavet digitaalsel kujul. See võimaldab andmehalduritel luua varukoopiaid ja säästa ruumi ning luua tõhusaid andmete salvestamise ja otsimise protsesse.
Andmevarade haldamise tarkvara võib ulatuda lihtsast keerukani. Mõned andmevarade tarkvara põhifunktsioonid võimaldavad sujuvamat töövoogu. Sellistel juhtudel võib tarkvara lubada kasutajatel andmeid ühest osakonnast teise teisaldada. Üks kasutaja saab dokumenti või videot redigeerida, salvestada ja edastada teisele kasutajale, kes saab teha rohkem töötlusi.
Keeruline varahaldustarkvara võib sisaldada hääl- või optilist tuvastamist. Optiline tuvastamine võib olla kasulik professionaalidele, kes peavad loendama, mitu korda logo või pilti videoreklaamis kasutatakse. Hääletuvastus võib olla kasulik helisalvestiste haldamisel.
Enne tarkvara valimist võiks olla hea nõuanne uurida ärimudeleid ja teha kindlaks, milliseid samme ja ressursse on töövoo optimeerimiseks vaja. See võimaldab teil paremini mõista, milliseid funktsioone vajate. Keerulisem tarkvara kipub olema kallim, kuigi protsesse täiustades saab organisatsioon kulusid vähendada, muutes selle pikemas perspektiivis tulusamaks valikuks.
Andmehalduse eksperdid usuvad, et paljude varahaldurite tavaline viga on see, et nad üritavad muudatusi liiga kiiresti ellu viia. Kuigi uue süsteemi viivitamatu juurutamine võib tunduda ahvatlev, võib see põhjustada suuri kulusid ja ebatõhusust. Selle asemel võib olla soovitatav andmeid aeglaselt vanast süsteemist uude teisaldada. Samuti võib olla hea mõte rakendada ühte funktsiooni korraga.
Uue andmevarahaldussüsteemi aeglaselt juurutades on juhtidel ka võimalus koolitada töötajaid tarkvaraliideseid kasutama. Kasutajate tarkvara kasutamise oskuse hindamine enne uue süsteemi ametlikuks muutmist võib vähendada vigade esinemist kasutajas. Hoolikas rakendamine annab ka juhtidele aega süsteemi vigade tuvastamiseks ja parandamiseks.
SmartAsset.