Üritusele elavate muusikute palkamisel tuleb arvestada mitmete teguritega. Muusikute live-esinemine võib mõjutada ürituse üldist edu, seega tuleb enne muusikute palkamist uurida nende mainet ja esitusstiili. Elavmuusikud peaksid varustama oma põhivarustust ja pakkuma klientidele laululoendit või muusikavalikuid. Mõlema poole kaitsmiseks peaks värbamisprotsessi osaks olema siduv leping.
Soovitud atmosfääri loomiseks tuleb valida sobivad live-muusikud. Tuleb kindlaks teha, kas elavate muusikutele pakutakse meelelahutust või esitatakse lihtsalt taustamuusikat kogu ürituse või ainult osa sellest. Tüüpiliste muusikaliste koosseisude hulka kuuluvad džässitrio, vaskpuhkpilli- või nõelkvartett või flöödi-harfiduett. Pillikategooriad, mille hulgast valida, on puupuhkpillid, vaskpuhkpillid, keelpillid ja hääl. Kui muusikalises esituses on osaks klaver, tuleb määrata selle paigutus ja ka häälestada.
Tavaliselt saab parimad muusikud välja valida, rääkides teiste inimestega, kes on sarnasteks puhkudeks elavaid muusikuid palganud. Võimaluse korral mõnes muus kohas esinemisel osalemine tagab muusikute stiili ja muusikavaliku sobivuse planeeritud üritusele. Samuti on üksikisikutel mõistlik küsida laululoendit või küsida, kas elavad muusikud suudavad “katta” konkreetse artisti muusikalist kataloogi või esitada teatud muusikastiili või -žanri.
Töövõtulepingu kõigi asjakohaste üksikasjade täpsustamine enne lepingu allkirjastamist võib säästa väärtuslikku aega ja ka pettumust, mis on põhjustatud hiljem arusaamatustest. See tagab ka selle, et muusikud on soovitud kuupäeval ja kellaajal kättesaadavad ning nende maksumus on eelarve piires. Kõige parem on eelnevalt kokku leppida kõigis üksikasjades, nagu esinemistasud, tagatisraha ning esituse tüüp ja pikkus. Tõrkeohutuse tagamiseks on tark samm üksikasjade kirjalikuks saamine ja kokkuleppe sõlmimine juhuks, kui kumbki osapool ei suuda lepingu lõppemist edasi lükata.
Elav esituse jaoks võib vaja minna täiendavat lavavarustust. Esinemiseks vajaliku varustuse olemasolu tagamiseks võib vaja minna elavate muusikute ja koha omaniku või mänedžeri vahelist koordineerimist. Samuti on mõistlik sündmuskohta külastada ka üksikisikutel, et muusikutel oleks turvaliselt ja mugavalt esinemiseks piisavalt suur lavaala ning piisavad pistikupesad ja valgustus. Samuti on kasulik võimaldada elavatel muusikutel pääseda kohale, et end enne esinemisaega seadistada.