Vahetusõpilase võõrustamine on peaaegu alati lõbus ja põnev kogemus kogu perele. Enne õpilase saabumist tuleb aga alati ettevalmistusi teha. Mida saab pere teha, et vahetusõpilane tunneks end kodusemalt?
Kui vahetusõpilasel on oma tuba, tuleks ettevalmistust alustada siit. Sellest ruumist saab õpilase varjupaik ja see peaks olema võimalikult kutsuv. Pere peaks välja selgitama õpilase lemmikvärvi ja mõned eelistatud aksessuaarid. Nad ei pruugi soovida kogu ruumi värvida näiteks tumesiniseks, kuid võivad soovida lisada merevärvi aksessuaare, nagu öökapi lamp, prügikast või lohutus. Ideaalis peaks toas olema kirjutuslaud või mingisugune õppelaud ja piisav panipaik, kus on kapp ja kummut või kummut. Samuti võib olla kasulik osta täispikk peegel ja kinnitada see kapiuksele.
Samuti peaksid lapsevanemad hoolitsema selle eest, et kui vahetusõpilasel on erivajadusi, oleks need tagatud. Vajalik võib olla ratastooli kaldtee või käsipuud vannitoas. Vahetusõpilasel võib isegi olla teenistusloom ja ka seda olukorda tuleks arvestada.
Pere peaks olema valmis ka selleks, et vahetusõpilast tabab koduigatsus. Enamikus vahetusprogrammides on nõustajad ja teised töötajad, kes on sellega harjunud, ning nendega tuleks konsulteerida niipea kui võimalik. Pere peaks konsulteerima ka oma perearstiga, andes talle teada, et nende kodus on vahetusõpilane. Enamikul vahetusüliõpilastel on vanemate tervisekindlustus, kuid kui neil on vaja äraoleku ajal arsti juurde minna, tunnevad nad end mugavamalt, kui vastuvõttev pere tunneb arsti.
Enamasti on võõrustava pere koduga nii nagu ta on. Vahetusõpilane tuleb teise riiki selles riigis elamise kogemuse saamiseks ja vastuvõtva pere kodu on osa sellest kogemusest. Võõrustav pere peaks valmistuma olema vahetusõpilasega võimalikult vastutulelik, arvestav ja lahke.