Iga projektijuhi põhitöö on inimeste organiseerimine ja erinevate ülesannete juhtimine, et jõuda kindla eesmärgini. See, mis see eesmärk või “projekt” on, võib olla väga erinev. Mõnikord on selleks ettekande avaldamine või konverentsi korraldamine; see võib olla ka hoone või ümberehituse lõpetamine või sisekujundusskeemi teostamine. Kuigi seaded võivad olla väga erinevad, jagavad haldurid mõningaid universaalseid atribuute. Kõik keskenduvad eelkõige inimeste juhtimisele ja kõik nõuavad laiaulatuslikku ülevaadet üksikutest ülesannetest, mis tuleb eesmärgi saavutamiseks täita. Suur osa projektijuhi tööst hõlmab põhitegevusplaani koostamist ja seejärel selle tagamist, et kõik osad on paigas, et see plaan lõpuni viia.
Üldeesmärgid
Projektijuhid on sisuliselt juhid, kes korraldavad tegevust kindlas suunas. Tavaliselt on neile antud ülesandeks midagi konkreetset lõpule viia, seejärel on neile antud eesmärgini jõudmiseks töötajad – mida sageli nimetatakse ka “meeskonnaks”. Juhid alustavad tavaliselt suurema lõpp-eesmärgi jagamisega väiksemateks tükkideks, seejärel määravad iga komponendi täitmiseks sisemised tähtajad. Kalendri koostamine on töö oluline osa, nagu ka regulaarsed töötajate ülevaated ja vajaduse korral pedagoogilised vestlused.
Paljud projektijuhtimise eksperdid ütlevad, et edu saavutamiseks peab juht tasakaalustama nelja peamist valdkonda. Ta peab mõistma projekti ulatust. Juht peab leidma õiged inimesed ja materjalid ning neid efektiivselt kasutama. Kõik ülesanded tuleb ajastada nii, et need oleksid õigeaegselt täidetud. Samuti peab projektijuht hoolitsema selle eest, et projekt valmiks talle määratud eelarve piires.
Koordineerimise tähtsus
Projektijuhi töö üks olulisemaid osi on personali koordineerimine. Juht peab suutma luua meeskondi, mis on tõhusad ja motiveeritud pidevalt head tööd tegema. Võimalus ülesandeid ja kohustusi delegeerida on hädavajalik ning juhid peavad olema valmis sekkuma ja muudatusi tegema, kui ilmneb probleem või viivitus.
Projekti edukaks koordineerimiseks peab juht olema kursis sellega, mida iga meeskonnaliige teeb ja kas see inimene peab oma tähtaegadest kinni või mitte. Paljud projektijuhid kasutavad selle jälgimiseks spetsiaalseid tarkvaraprogramme. See tarkvara võimaldab sageli meeskonnaliikmetel omavahel projekti üle arutada, vaadata projekti ülesannete loendeid ja seda, kes milliste ülesannete eest vastutab, ning faile ja dokumente jagada. Samuti võib see võimaldada juhtidel näha, millised ülesanded on ajakavas ja milline on projekti eelarve. Seda tüüpi tarkvara on eriti väärtuslik suurte projektide ja meeskondade jaoks.
Kontoripõhised kontseptuaalsed projektid
Ettevõtete ja muudes kontorites on enamik juhi tähelepanu vajavaid projekte seotud uurimistöö ja kirjutamisega. Aktsionäride aruanded, suuremad kokkuvõtted järeldustest ja teaduslaborite või mittetulundusühingute väljaanded on sageli keerulised ettevõtmised, mis nõuavad palju erinevaid samme, et liikuda “idee etapist” kuni lõpuni. Nendes seadetes tegutsevad projektijuhid tavaliselt teabekoordinaatoritena, tagades, et kõik vajalikud elemendid oleksid õigesti kokku pandud.
Kontoriprojektid nõuavad tavaliselt palju isiklikku koostööd, mida projektijuht tavaliselt korraldab. Ta jälgib, kes mida teeb, ajastades intervjuusid või jälgides edenemist elektrooniliselt, tavaliselt andmebaaside või digitaalse suhtluse (nt e-posti) kaudu. Meeskonna juhid vastutavad tavaliselt ka lõpptoote ettevalmistamise eest, mis hõlmab korrektuuri ja viimase hetke muudatusi. Projekti õnnestumine või ebaõnnestumine on tavaliselt juhi õlul ning ta peab suutma kõiki valikuid ettevõtte ülemustele põhjendada.
Füüsiliste projektide elluviimine
Sageli on palju lihtsam näha projektijuhi igapäevast tööd, kui projekt on midagi käegakatsutavat, näiteks ehitus- või haljastustöö. Nendes seadetes tegutsevad juhid tavaliselt saidi juhtidena, tagades, et kõigil meeskonnaliikmetel on töö ja nad mõistavad, mida nad täpselt tegema peavad. Seda tüüpi juht vastutab tavaliselt kõigi vajalike tööriistade ja tarvikute hankimise eest ning peab olema ka suhtleja inimeste vahel, kellele kuulub töötav maa või hoone, ja nende vahel, kes koordineerivad tehtavat tööd. See töö nõuab sageli kontoripõhise planeerimise ning tegelike objektikülastuste ja koordineerimise kombinatsiooni.
Töö saamiseks on vaja oskusi ja kogemusi
Tavaliselt kulub projektijuhi ametikohale jõudmiseks palju kogemusi. Enamasti valitakse juhid organisatsiooni seest – see tähendab, et nad valitakse välja nende kogemuste põhjal, kes teevad tegelikult sellist tööd, mida tuleb juhtida ja koordineerida. Palju oleneb tööstusest ja kõnealusest projektist, kuid abiks võib olla ka kõrgharidus kas fookuse või äri- või personalijuhtimise vallas.
Paljud inimesed, kes on huvitatud projektijuhtimise rollidest, võtavad tunnistuse saamiseks kursusi. Programme pakuvad mitmed erinevad koolid, kuigi projektijuhtimise instituudi projektijuhtimise professionaali (PMP) sertifikaati austatakse laialdaselt. On üha tavalisem, et ettevõtted, kes palkavad väljastpoolt projektijuhte, mainivad neid volitusi oma töökuulutustes eraldi.