EHR konsultandid nõustavad tervishoiuorganisatsioone arvutisüsteemide osas, mis võimaldavad neil täita elektroonilise tervishoiuregistri nõudeid. Mõned riigi valitsused nõuavad nüüd, et patsientide tervisehooldusandmeid säilitataks elektrooniliselt. See määrus puudutab arste, haiglaid, abistamiskeskusi ja muid tervishoiuorganisatsioone. EHR konsultandid analüüsivad ja hindavad organisatsiooni kehtivat failisüsteemi ning annavad riist- ja tarkvarasoovitusi organisatsiooni individuaalsete vajaduste põhjal.
Varem peeti patsientide tervishoiuarvestust paberkandjal ja need esitati kohapeal. Kui patsiendid läksid üle teise arsti juurde või otsisid teenuseid uuest haiglast, ei olnud nende andmed sageli kergesti kättesaadavad. Elektroonilisele patsiendiloole on seevastu juurdepääs ühisest võrgust ja see aitab tervishoiuteenuse osutajatel patsientide vajadusi õigesti rahuldada. Kuna tervishoiuorganisatsioonid ei ole spetsialiseerunud infotehnoloogiasüsteemidele, peavad nad konsulteerima väliste osapooltega, kellel on selles valdkonnas asjatundlikkus.
EHR konsultandid on spetsialiseerunud tervishoiuorganisatsioonide abistamisele sobiva süsteemi leidmisel ja juurutamisel. Selleks kogub konsultant ettevõtte kohta taustainfot, sh ajalugu, strateegiat, kultuuri ning kehtivaid poliitikaid ja protseduure. Sõltuvalt tervishoiuorganisatsiooni eelarvest ja praegustest tööülesannetest soovitavad EHR-konsultandid mitut toodet. Sageli kulutavad nad üsna palju aega organisatsiooni töötajate intervjueerimisele, et saada ülevaade sellest, kuidas nad on organiseeritud ja mida organisatsioon soovib saavutada. EHR konsultandid keskenduvad sellele, et aidata tervishoiuorganisatsiooni otsustajatel hinnata erinevaid võimalusi.
Konsultandid püüavad anda mitmeid erapooletuid soovitusi ja aidata otsustusprotsessis. Eetilised EHR-konsultandid teavitavad organisatsiooni iga saadaoleva valiku eelistest ja puudustest. Samuti annavad need otsustajatele üldkulud ja hinnangulise investeeringutasuvuse. Näiteks ühe asukohaga väike arstikabinet, kus on olemasolev arvutisüsteem, saab tõenäoliselt mitmeid soovitusi, mis hõlmavad mitut tarkvarapaketti ja võib-olla ka sellist, mis sisaldab riistvara uuendamist.
Tavaliselt pakuvad konsultandid ka uue süsteemi koolitust ja juurutamist. Kuna tervishoiuorganisatsiooni töötajad peavad üle minema uutele protseduuridele ja tarkvaraprogrammidele, võivad EHR konsultandid osaleda esmastel koolitustel, mis õpetavad töötajaid uuest süsteemist maksimumi võtma. Samuti võivad nad teavitada organisatsiooni valitsuse eeskirjadest ja sellest, kuidas tarkvara muudab nad nendega kooskõlas.