Eelsertifitseerimine hõlmab haldusprotsessi, mille käigus tervishoiuteenuse osutaja esitab raviplaani, tavaliselt patsiendi nimel kindlustusseltsile, enne ravi alustamist, tagamaks, et kindlustusselts katab plaani esitatud kujul. Selle haldusprotsessiga tegelevad sageli kogenud õed – tavaliselt registreeritud õed, kuid mõnikord palgatakse sellele ametikohale ka litsentseeritud praktilisi õdesid. Eelsertifikaadi õde täidab selle protsessi lõpuleviimiseks mitmeid erinevaid ülesandeid. Sellised ülesanded hõlmavad patsientide vastuvõttu ja väljakirjutamist, patsientide registreerimist, kindlustuse kontrollimist, kogu dokumentatsiooni olemasolu ja korrasoleku tagamist, kindlustusseltsidele raviplaanide esitamist ja apellatsioonimenetlust, kui hooldusest keeldutakse. Vastutus hõlmab ka vajadusel kindlustusprogrammides ja lepingutes tehtud muudatustest teavitamist.
Kindlustusseltsid nõuavad sageli enne patsiendile manustamist või väljastamist teatud ravi ja ravimite sertifitseerimist. Meditsiiniteenuse osutajad vastutavad selle eest, et teaksid, millised protseduurid ja ravimid nõuavad eelnevat sertifikaati, ja loa hankimise eest enne ravi alustamist. Seetõttu kulutavad eelsertifitseerimisega tegelevad õed suurema osa oma ajast paberimajandusele, veebis ja trükis teabe otsimisele, vajaliku teabe andmete sisestamisele ning tervishoiutöötajate, kindlustusseltside ja patsientidega suhtlemisele. Samuti võib eeltõendamise õde viia läbi oma patsiendi ja kindlustusseltside kontode kuu lõpu vastavusseviimise.
Sertifitseerimisõde kogub meditsiinitöötajate juures viibivatelt patsientidelt kõik vajalikud meditsiinilised andmed ja patsiendilt asjakohase teabe kindlustuskaitse kohta. Järgmisena määrab ta kõikidele soovitatud raviplaanidele protseduurikoodid. Kasutades Current Procedural Technology (CPT) ja Rahvusvahelise haiguste klassifikatsiooni raamatu 9 (ICD-9) koode, dokumenteerib sertifitseerimisõde kõik diagnostilised protseduurid ja tagab täpsuse enne kindlustusseltsidele esitamist. Seejärel määrab ta kindlaks, milliseid eeltõendeid on vaja, täidab ja töötleb nõutud eeltunnistuse paberid ning esitab need kindlustusseltsile kinnitamiseks. Pärast heakskiitmist teavitab ta raviarsti ja patsienti.
Kui raviplaanidest keeldutakse, algatab eelsertifikaadi õde tavaliselt apellatsiooniprotsessi ja juhib seda protsessi kuni lõpuni. Koordineerimine meditsiiniliste dokumentide personaliga on sageli töö kesksel kohal, et tagada patsientide meditsiiniliste andmete ajakohasus ja see, et need kajastaksid eelsertifitseerimisprotsessi tulemusi. Lisaks võib roll nõuda ka kindlustusseltside väljastatud maksete rakendamist õigetele patsiendikontodele. Muud ootused hõlmavad juhtumite arvu tähtsuse järjekorda seadmist, kiireloomuliste juhtumite äratundmist ning juhtumite kiiret ja tõhusat töötlemist, järgides samal ajal tervishoiuteenuse osutajate õigeid protokolle.