Toetuste administraator vastutab organisatsioonis või ettevõttes toetuste eraldamise eest. Administraator menetleb paberid ja taotlused, annab välja toetusi ja tagab raha kulumise ettenähtud tähtaegadel. Ta tegeleb sageli viie või enama kliendiga korraga, jälgides üksikasju ja jagades raha vastavalt vajadusele. Enamik eelarvetest, millega administraatorid iga kliendi jaoks töötavad, on vahemikus kaks kuni viis miljonit USA dollarit.
Selles valdkonnas töötamiseks ei ole konkreetset kursuste komplekti, kuigi bakalaureusekraad on vajalik. Soovitatav on õppida mõnda teadustööga seotud valdkonda, sest see on valdkond, kuhu enamik kliente toetusi soovib. Pärast bakalaureusekraadi omandamist omandage stipendiumihalduse sertifikaat. Seminare pakuvad sellised rühmad nagu National Grants Management Association (NGMA) ja stipendiumihaldurid saavad toetuste haldamisel valida ühe kolmest erinevast rajast: föderaalrada, läbipääsurada või saaja rada.
Föderaaltasandil töötaval toetuste administraatoril on tavaliselt valitsuse töökoht; ta tegeleb valitsuse antud toetustega. Läbipääsurada on toetuste haldamise aspekt, mille käigus haldur teeb tihedat koostööd toetuse saajaga, juhendades ja harides teda toetuse saamisega seotud protsessi ja kohustuste osas. Adressaatide rajal keskenduvad stipendiumide administraatori töökohad toetusi vajavate isikute abistamisele nende taotlemisel. Kui sertifitseerimine on lõpule viidud, võib saada töökoha stipendiumihalduses. Kui ta hakkab harjutama, on administraatoril tungivalt soovitatav võtta 16 päeva koolitust aastas, et olla kursis valdkonna muutustega ning uute toetuste haldamise protsesside ja protseduuridega.
Toetuste haldajate põhiülesanne on toetustaotluste menetlemine ja ettevalmistamine. See hõlmab klientide eelarvete ülevaatamist, klientidele toetuste andmise juhiste andmist, vajalike dokumentide ja kinnituste hankimist enne toetuse väljastamist, andmete sisestamist organisatsiooni süsteemi, et pidada arvestust jagatud toetuste üle, kõigi täidetud ja allkirjastatud dokumentide kokkupanemist ning nende dokumentide edastamist organisatsioonile. asjakohane personal. Teine ülesanne on projektihaldus. See hõlmab toetuse tingimuste selgitamist, järeltoimingute nõuetekohase teostamise tagamist, kriitiliste kuupäevade ja maksete registreerimist, ostutellimuste koostamist ja haldamist ning maksete jälgimist. Viimase etapi, maksmise käigus otsib toetuse haldur kliendilt vajalikud finantsaruanded, kontrollib maksedokumente, uurib finantsaruandeid, vaatab üle arveid ja fikseerib laekumised.