Keegi meist pole täiuslik. Tegelikult on tõenäoline, et kõik, mis on avaldamiseks kirjutatud, sisaldab vähemalt ühte grammatilist viga või ekslikku väidet. Nende kopeerimisvigade parandamise ülesanne langeb isikule, keda nimetatakse koopiatoimetajaks. Koopiatoimetaja saab materjali tekstikirjutajatelt, reporteritelt või vabakutselistelt kirjanikelt ning kasutab oma toimetamisoskusi, et see avaldatavasse vormi lihvida.
Hea koopiatoimetaja peab olema väga hästi kursis õige grammatika ja õigekirjaga, kuid töö ulatub sageli põhitoimetamisest kaugemale. Kui koopiatoimetaja töötab näiteks ajalehes, peab ta mõistma ka vastuvõetavat ajakirjandusstiili, mida see konkreetne leht eelistab. Ajakirjadel ja kaubandusajakirjadel võivad olla ka oma standardid žargooni kasutamise või tellijate üldise lugemistaseme osas. Koopiaredaktor peab koopias muudatusi tegema, et säilitada ühtlane hääl.
Edukal paljundusredaktoril võib olla vaja luua kokkuvõtlikud pealkirjad või soovitada selguse huvides lisamaterjali. Üsna sageli vastutab ajalehe koopiatoimetaja ka valmis artikli õigele lehele paigutamise eest, seda protsessi nimetatakse lehekülgedeks. Artiklit, mis ei mahu eraldatud ruumi, tuleb võib-olla loominguliselt kärpida või ümber kirjutada. Samuti peab koopiatoimetaja olema tekstikirjutajatega diplomaatiline, kui on vaja ümberkirjutada või tõsiseid parandusi teha.
Pole olemas ühte haridusteed, mis viiks koopiatoimetaja karjäärini. Paljudel edukatel koopiatoimetajatel on kraad kas ajakirjanduses või inglise keeles, kuigi plussiks võib olla ka tugev loomulik keele- ja grammatikaoskus. Mõningaid meediaväljaannete tekstikirjutajaid võidakse pärast aastatepikkust kirjutamisoskust tõestada koopiatoimetajana. Kirjastusettevõtted võivad teisi otse kopeerijatena tööle palgata.
Pole ebatavaline, et koopiatoimetaja on peale algse kirjutaja ainus töötaja, kes loeb kogu esitluse teksti. Kopeerija peaks tabama kõik kriitilised grammatika- või õigekirjavead ning kõik kontrollimata faktid või potentsiaalselt laimavad väited. Seetõttu kulutavad paljud koopiatoimetajad tunde käsikirjade lugemisele ja uuesti lugemisele, enne kui oma avaldamisvalmidust kinnitavad. Koopiatoimetaja peab suutma töötada tähtaegade surve all, aga ka suutma tabada väikseimagi sulelipsa, enne kui 10,000 XNUMX eksemplari raamatupoodidesse või ajalehelettidele kõikjale välja saadetakse.