Meditsiinikirjete ametnik on see, kes töötab arstikabinetis, haiglas või arvelduskontoris ja vastutab patsiendiandmete säilitamise eest. Seda töökohta peetakse üldiselt algtaseme ametikohaks ja haigusloo ametnikul peab tavaliselt olema ainult keskkooli diplom või samaväärne dokument. Olenevalt kabineti suurusest võib registriametnikul olla vaja pakkuda ka patsientidele klienditeenindust.
Igapäevaselt võib haiguslugude ametnik kontrollida, millistel patsientidel on sellel päeval vastuvõtud, ja hankida nende andmete või tabelite koopiad failisüsteemist, et arst ja õendustöötajad saaksid seda päeva jooksul kasutada. Mõned kontorid säilitavad meditsiiniliste dokumentide kahte koopiat, ühte paberkoopiat ja teist arvutis. Kirjeametnikul võib tekkida vajadus meditsiinilised andmed digitaalsel kujul ümber kirjutada ja neid vastavalt patsiendi andmete muutumisele vajadusel värskendada. Lisaks võib haigusloo ametnik olla esimene, kellega patsient kabinetti sisenedes kohtub, ja ametnik võib vastutada algse diagrammi loomise ja patsiendilt põhiandmete (nt aadress, telefoninumber ja hädaabi kontaktteabe) kogumise eest. .
Väiksemas kontoris võib haigusloo ametnikul olla vaja telefonidele vastata ja patsiente kohtumiste kokku leppimisel aidata. Mõned võivad vastata ka arveldamist puudutavatele küsimustele. Suur osa haiguslugude ametniku tööst hõlmab ka dokumentidest koopiate tegemist ja nende edastamist vastavatesse kohtadesse. Näiteks võivad kindlustusseltsid, haiglad, muud arstipunktid või patsiendid ise nõuda koopiaid, mis tuleb koostada kiiresti ja täpselt. Kirjete ametnik vastutab sageli dokumentide väljalogimise ja nende jälgimise eest, kuna patsiendi privaatsus on tõsine asi.
Meditsiinilise dokumendi ametnikul võib olla vaja õppida kindlustusseltside arvelduskoode ja abistada meditsiiniliste arvete esitajaid kindlustusvormide koostamisel. Kirjeametnik võib ka patsiendi laboritulemusi dokumentidesse sisestada ja lisada muid vajalikke vorme, näiteks kasvutabeleid või allergialoendeid. Tööülesanded võivad vastavalt vajadusele erineda ning dokumentide täpsuse tagamiseks on oluline, et kõik, kes soovivad saada registriametnikuks, oleksid organiseeritud, tõhusad ja detailidele orienteeritud. Haiguslugude ametnikuks saamiseks võib osutuda vajalikuks mõnda aega töötada arstikabinetis või muus meditsiiniasutuses, et saada kogemusi ja praktikaga tutvuda. Enamik registriametnikke töötab tavapärasel täistööajal ning paljud tööandjad pakuvad ka soodustusi.