Tehnilised ametnikud saavad erinevates ettevõtetes teha pisut erinevaid asju, kuid enamasti keskenduvad nende töökohad suuresti dokumentide esitamisele nii paberfailides kui ka digitaalsetes andmebaasides; nad võivad olla seotud ka arvutipõhiste arhiivide ja süsteemide kujundamisega, et edendada nende konkreetse keskkonna tõhusust. Paljudel juhtudel hõlmab töö ka palju kantseleitööd ja elementaarseid administratiivseid kohustusi, mistõttu on mõned inimesed seda ametikohta võrdsustada põhisekretäri ametikohaga. Kuigi ametijuhendid sageli kattuvad, nõuavad enamik tehnilisi ametikohti pigem sügavamaid teadmisi infotehnoloogia kui lihtsa dokumendihalduse kohta. Seda tüüpi spetsialiste kutsutakse sageli ka tehnilisi dokumente ja käsiraamatuid korrigeerima ja mõnikord ka redigeerima, mida enamik tavalisi administraatoriassistente ei tee, ning sageli nõutakse neilt abi tagama, et kõik dokumendihaldussüsteemid vastavad asjakohastele reeglitele ja juhenditele. määrused.
Põhitöö seadistus
Enamikul juhtudel on tehnilised ametnikud tugispetsialistid, kes aitavad töödelda ja arhiveerida väga tehnilist ja spetsiifilist teavet. Seetõttu on kõige tavalisem leida seda tüüpi tööd tööstusharudes, mis tegelevad palju tiheda dokumentatsiooniga ja millel on palju esitamisnõudeid. Ehitusinsenerifirmad on peatöövõtjate kõrval ühed levinumad tööandjad. Tarkvaraettevõtted ja -ettevõtted, mis müüvad peamiselt digitaalseid andmebaasilahendusi, võivad samuti vajada seda tüüpi teadmisi. Mõnel meditsiiniettevõttel, nagu haiglad ja kindlustusfirmad, on ka töökohti. Töö näeb erinevates kohtades kindlasti erinev välja, kuid põhiülesanded ja -kohustused on tavaliselt umbes samad.
Dokumentide esitamine
Dokumendihaldus on tavaliselt üks olulisemaid asju, millega tehnilise ametniku elukutse inimesed tegelevad. See võib hõlmata kõike alates paberitöö vastuvõtmisest kuni selle “vastuvõetuna” töötlemiseni ja säilitamiseni, kuni oluliste failide saatmiseni ettevõttest või kontorist teistele väljasaatmiseni ning jälitamise ja kättesaamise tagamiseni.
Mõned kõige olulisemad dokumendid kipuvad puudutama personali, sealhulgas esialgsed töötajate paberitööd, koolitusdokumendid ja märkused töötajate distsiplinaarmeetmete kohta. Lisaks hõlmab enamik ametnike töökohti paberimajanduse korrastamist, mis sisaldab projektidele esitatavaid nõudeid ja muudatusi toimingutes, tagades reeglite järgimise ja tähtaegadest kinnipidamise. Neid dokumente tuleb tavaliselt pidevalt ajakohastada ja kergesti juurde pääseda, et vastutavad isikud saaksid neile igal ajal juurde pääseda.
Digitaalne andmebaas
Esitamine ei piirdu tavaliselt paberdokumentidega. Sellel ametikohal olevalt inimeselt eeldatakse tavaliselt ka oskust kasutada tehnoloogiat dokumentide korras hoidmiseks. Seda tüüpi töötajad peaksid tavaliselt suutma otsustada, milline tarkvara oleks kasulik, ja teadma, kuidas kasutada erinevaid programme. Seotud ülesanded hõlmavad sageli vajaduse korral tarkvara installimist ja tõrkeotsingut, samuti andmebaaside loomist ja värskendamist. Tehnilise väljaõppega töötajatelt võidakse oodata ka teiste tehniliste ülesannete abistamist, mis on seotud arvutiga, eriti mis on seotud veebipõhise aruandluse või failisüsteemidega.
Süsteemide projekteerimine ja tõhususe suurendamine
Olenevalt organisatsioonist võidakse sellel ametikohal ametnikul paluda ka arhiveerimis- ja dokumendihaldussüsteemid nullist välja töötada. Sellised ülesanded on sageli seotud dokumentide koostamisega ja ametniku peamine ülesanne on tavaliselt leida viise, kuidas süsteeme tõhusamaks ja kasutajasõbralikumaks muuta.
Olenevalt kontekstist võib ta aidata ka ettevõttel järgida nõutavaid dokumentide säilitamise ja esitamise seadusi. Ettevõtted, mis tegelevad selliste asjadega nagu tundlik finantsteave või terviseandmed, järgivad sageli kõrgemaid standardeid ja peavad järgima teatud eeskirju – eeskirju, mis võivad perioodiliselt muutuda. Tihti vastutavad ametnikud asjakohaste reeglitega kursis hoidmise ja olemasolevate süsteemide vastavuse tagamisele.
Korrektuur ja toimetamine
Mõnel juhul aitavad tehniliste teadmistega ametnikud isegi tehnilisi käsiraamatuid koostada ja redigeerida, et tagada teabe täpsus. Korrektuur ja toimetamine on protsessi suur osa, kuid mõnel juhul võidakse teatud tüüpi spetsialistidel paluda koostada juhendeid või käsiraamatuid – sageli näiteks dokumentide navigeerimissüsteemide kohta –, mida saab laialdaselt levitada töötajatele ja teistele programmi kasutajatele. küsimus.
Põhilised kontoritööd
Sarnaselt teist tüüpi ametnikega peab tehniline ametnik täitma tavaliselt kogu päeva jooksul mõningaid ametnikke. See tähendab, et spetsialistid võivad oodata, et nad vastavad telefonile ja vastavad esitatud küsimusele või suunavad helistaja edasi kellelegi teisele. Samuti võivad nad tervitada inimesi, kes kontorit külastavad, ja mõnikord olla ka esimesed kontaktisikud, kes ettevõttega kokku puutuvad. Täiendavad kontoritööd võivad hõlmata faksimist, meili saatmist ja kirjavahetuse haldamist.