Garantiiadministraator töötab jaemüügi- või turustusettevõttes ja suhtleb tootjatega konkreetse toote (nt elektroonikakomponentide või moodulite) defektsete osade või remonditööde kohta. See töötaja kirjutab garantiitaotlusi, kogub ja saadab ebaõnnestunud osad ning teeb koostööd raamatupidamisosakonnaga, et tagada kõigi osa- ja töönõuete täielik tasumine. Tegelikult võib see administraatori ametikoht jälgida mitmeid teisi garantiitöötajaid, kui ettevõte on suhteliselt suur, näiteks autode edasimüüja.
Uued defektsed osad saadetakse tavaliselt rahalise krediidi saamiseks tagasi tootjale, eriti kui osa asendamiseks ja reguleerimiseks on kaasatud töötaja tööjõudu. Iga tootja kontrollib tagastatud osi ja jagab krediiti tööd nõudvale rajatisele; osad arvestatakse tavaliselt soetusmaksumuses ja töötunnid tasutakse vastavalt konkreetse tootja spetsifikatsioonidele. Garantiihaldurid peavad tagama iga nõude tasumise, et laoseisud oleksid õigesti arvestatud ning remondiprotsess oleks kasumlik ja õiglane.
Esialgu peab garantiihaldur koostama pretensiooni esitamiseks standardvormi; vorm nõuab tavaliselt osa numbrit ja kirjeldust, samuti kogu teavet rikke ja asendamise kohta. Administraator peab kontrollima, kas taotletud töötunnid on konkreetse osa asendamise jaoks õiged. Paljud tootjad jätavad nõude arvesse võtmata, kui väidetud töötunnid on konkreetse remonditöö jaoks liiga suured.
Ebaõnnestunud osad peab garantiihaldur tagastama tootjale. Tavaliselt tuleb osad kiireks töötlemiseks lisada nõudevormile; kadunud osad või nõuded võivad nõuda nii tootjalt kui ka administraatorilt uurimistööd, mis maksab aega ja raha. Garantiihaldur peaks osad saatma ja nõude esitama jälgitava transpordiettevõtte kaudu, et oleks võimalik tarnimist tõendada.
Garantii rahastamiseks võib kuluda mitu nädalat, enne kui raamatupidamisosakond näeb tootja rahalist krediiti. Garantiihalduril peaks olema avatud nõuete kinnitamiseks tabel või muu dokumenteerimisprotsess. Dokumenteerimise tulemusena saavad töötajad arutada raamatupidamist, kui nõudeid hoitakse või need on kadunud; kõik probleemid saab õigeaegselt lahendada, et tagada kiire makseprotsess.
Suuremates remondiasutustes, eriti autotööstuses, on tavaliselt administraator, kes jälgib mitmeid teisi töötajaid. Kontsern tervikuna jagab garantiikohustused iga töötaja vahel, et tagada kiire tasumine. Peaadministraator võib lihtsalt töötajate üle järelevalvet teha ja võimalikele ebatavalistele probleemidele reageerida.