Akadeemiline toimetaja töötab üldjuhul täiskohaga või vabakutselisena koos akadeemiliste kirjastajate, professorite või üliõpilastega, et toimetada ja korrektuure lugeda uurimistöid, väitekirju, teaduslike raamatute käsikirju või muid haridusega seotud väljaandeid. Enamikul akadeemilistel toimetajatel on kõrgharidus ühes või mitmes akadeemilises distsipliinis ja neil on tugev kirjutamis-/toimetamisoskus. Teine oluline kvalifikatsioon akadeemiliseks toimetajaks saamiseks on akadeemiliste standardite, sealhulgas tsiteerimisnõuete põhjalik mõistmine. Alternatiivne karjääritee, võib-olla osalise tööajaga, võib olla akadeemilisele toimetajale töötada veebipõhises kirjutamisteenuses.
Professionaalsed teadmised igasuguse akadeemilise sisu põhjalikuks läbivaatamiseks ja parandamiseks enne avaldamist on akadeemilise toimetaja jaoks oluline omadus. Lühidalt, akadeemiline toimetaja peab olema asjatundlik “sõnasepp”. Paljud väljaanded nõuavad näiteks ka käsikirjade kindlat vormindamist, kuni kindla fondi ja vahekauguseni (kaasa arvatud). Akadeemiline toimetaja peab olema ka konkreetse eriala tsitaadivormingu ekspert. Joonealustele, lõpumärkustele ja bibliograafiatele esitatavad nõuded võivad olenevalt õppevaldkonnast ja väljaandest olla erinevad.
Teiste töökohtade hulgas võib akadeemiline toimetaja valida, kas töötada ülikooli ajakirjanduse, üksiku professori või mõttekojaga. Akadeemilised toimetajad saavad töötada akadeemiliste kirjastajate heaks, et jälgida teadustööde toimetamist, vormindamist ja korrektuuri. Mõned professorid sõlmivad lepingu vabakutseliste akadeemiliste toimetajatega, et vaadata kirjalikud tööd grammatika, õigekirja, stiili või faktide kontrollimiseks enne oma artiklite või raamatute käsikirjade ametlikku esitamist akadeemilistele kirjastustele. Akadeemiline toimetaja võib teha koostööd ka avaliku poliitika mõttekoja või erauuringute sihtasutuse ekspertidega, et vaadata läbi tulevaste väljaannete tekst kas veebis või trükituna.
Tehnoloogilised edusammud 21. sajandil on võimaldanud avardada akadeemiliste toimetajate võimalusi veebikirjutamisettevõtete kaudu. Need ettevõtted pakuvad õpilastele mitmesuguseid redigeerimis- ja vormindusteenuseid. See töö võimaldab toimetajatel sageli töötada paindliku tööajaga, teenida lisatulu ja aidata õpilasi, kellel võib olla raskusi oma kursuste tegemisega.
Mitmekülgsel akadeemilisel toimetamisvaldkonnal ei pruugi olla ühtset haridusnõuet. Kuid Ameerika Ühendriikides on paljud akadeemilised toimetajad omandanud inglise keeles magistrikraadi või doktorikraadi ning võib-olla mõne muu humanitaar- või sotsiaal- või teaduse eriala. Need kraadiõppeprogrammid võivad pakkuda piisavalt võimalusi toimetamisoskuste tugevdamiseks. Paljudel akadeemilistel toimetajatel on nii õpetamisalane taust kui ka kogemused, nagu ka avaldatud autoritel endil.