Mida teeb advokaadibüroo administraator?

Õigusbüroos suhtleb advokaadibüroo administraator klientidega, koostab kirjavahetust, hoolitseb kohtuasjade toimikute eest ja esitab arveid büroo teenuseid kasutanutele. Advokaadibüroo näona eeldatakse, et administraator täidab muid ülesandeid, näiteks hoiab oma tööpiirkonna puhtana, et esindada bürood positiivselt. Kui registratuuritöötajal on ka parajuriidiline tunnistus, võib ta pakkuda büroo liikmetele rohkem otsest tuge.

Advokaadibüroo administraator on tavaliselt esimene inimene, kellega klient kohtub advokaadibüroosse sisenedes, sinna helistades või meili saatmisel. Seejärel peab administraator kõnedele või muule kirjavahetusele vastama või suunama, klienti tervitama ja andma võimalikult palju teavet. Samuti võib ta suunata kliente fuajeesse suupistetele, eskortida kliendi advokaadibüroosse või öelda kliendile, kui kaua advokaadiga kohtumist oodata tuleb, kui kliendil pole aega kokku lepitud. Nende ülesannete täitmiseks on hädavajalikud suurepärased sotsiaalsed ja verbaalsed suhtlemisoskused.

Teine ülesanne, mida advokaadibüroo administraator tavaliselt täidab, on kirjavahetuse koostamine. Osa kirjavahetust on üsna lihtne, näiteks vastamine meilile, mis puudutab advokaadi(te) kättesaadavust või tasusid. Muu kirjavahetus on palju keerulisem, näiteks kirjad teistele advokaatidele või kohtutele. Selle kirjavahetuse jaoks peab administraatoril olema piisav arusaam juriidilisest terminoloogiast ja eeskirjadest.

Mõnes advokaadibüroos on ka advokaadibüroo registratuuritöötaja kohustus advokaadi(te)le toimikute koostamine, haldamine ja hankimine. Tihti tehakse seda elektrooniliselt andmebaaside kaudu, et suurendada efektiivsust ja säästa kontoris ruumi, nii et legaalsetel registratuuridel peab olema mugav arvutit ja sellega seotud tehnoloogiat kasutada. Kui advokaat vajab konkreetseid dokumente printimiseks ja kokkupanemiseks viitamiseks ja kasutamiseks väljaspool kontorit, tegeleb ka vastuvõtutöötaja nende vajadustega. Ta peaks suutma seda kiiresti teha, näiteks kui advokaadil on vaja kiirustada erakorralisele kohtuistungile. Suur osa kliendifailides sisalduvast teabest on konfidentsiaalne, seega peab advokaadibüroo administraator suutma faile turvaliselt hoida tarkvaraprogrammide või muude mehhanismide (nt sahtli-, kapi- või seifilukkude) abil.

Mõned advokaadid eeldavad ka, et advokaadibüroo administraator tegeleb arveldamisega. See hõlmab kviitungite ja arvete esitamist, klientide teavitamist tasumata tasudest, klientide teavitamist aktsepteeritud makseviisidest ning ettevõtte panga- või muude kontode loomist ja jälgimist. Kui administraator avastab arveldusvea, peab ta võtma meetmeid vea parandamiseks, näiteks väljastama tagasimaksetšeki või pakkuma kliendile krediiti.

Sarnaselt teistele administraatoritele eeldatakse, et advokaadibüroo administraator täidab „muud määratud ülesanded”. Üldiste tööülesannete puhul võib see tähendada kõike alates tähtsale kliendile kohvitassi kaasa võtmisest või pühade ajal kontoris dekoratsioonide ülespanemisest. Mõnel juhul tegutsevad advokaadibüroo vastuvõtutöötajad abinõuna, kuid sel juhul pakuvad nad advokaadile rohkem otsest tuge, saates sageli advokaadi kohtusse ja viivad läbi esmase juhtumiuuringu.