Pehme koguja tuletab klientidele meelde maksetähtaega ületanud kontosid ja tagajärgi, mis võivad tekkida, kui maksetähtaeg ei ületa. See võib hõlmata nii telefoni- kui ka postikontakti. Kui klient arvet ei esita, saab konto üle anda inkasso esindajale, kes kasutab saldo sissenõudmiseks agressiivsemaid võtteid. Töökohad võivad olla saadaval konkreetsetes finantsasutustes, mis haldavad oma inkassoosakondi, ja spetsialiseeritud ettevõtetes, kes teevad seda tööd erinevate klientide jaoks sõlmitud lepingu alusel.
Igale töötajale võib määrata kontode komplekti, mille kallal töötada, koos kogumise sihtmärgiga. Eesmärk on luua iga kontoomanikuga positiivne kontakt, et esindaja saaks kas makse sisse nõuda või koostada võla käsitlemise plaani. Makseplaanid võivad olla erinevates emaettevõtte poolt volitatud vormingutes ning hõlmata ka intresside kogumist ja mugavustasusid. Kui kliendid ei vasta või arved on määratud tähtajast üle tähtaja ületanud, saab need suunata teise osakonda.
Tavaliselt hõlmab see klientide leidmiseks mitmesuguseid tehnikaid. Pehme koguja võib vajada kirjeid otsima, näiteks kellegi uuel aadressil asukoha leidmiseks. Samuti on olemas juriidilised nõuded, mida tuleb kontakti loomisel järgida ja mis võivad piirkonniti erineda. Esindajad peavad olema teadlikud kõigist asjakohastest seadustest ja nende kohaldamisest, et nad saaksid jääda reguleerivate asutuste kehtestatud standardite piiridesse. Näiteks ei tohi pehmel inkassolil lubada võlga arutada kellegi teisega peale nimetatud osapoole või kaasaanduriga.
Telefonikõnedes saab pehme inkasso ettevõtte tuvastada, paluda võlgnikuga rääkida ja proovida makset sisse nõuda või makseplaani koostada. Kirjad võivad sisaldada maksenõuet koos kontaktandmetega. Vaja on maksete töötlemise oskusi, et seda saaks teha telefoni teel. Kui klient vajab makseplaani, saab selle kohta teavet esitada koos võimalike kaasnevate tasude avalikustamisega. Kliente võidakse hoiatada ka selle eest, et lepingust kinni pidamata jätmine võib põhjustada nende saatmise otse inkassodesse.
Töökohad võivad stiimuliks pakkuda kindlasummalist hüvitist pluss vahendustasu edukate kogude eest. Pehmelt kogujalt võidakse nõuda ka konkreetse eesmärgi täitmist igal kuul või kvartalis. Inimesed, kes seda eesmärki täita ei suuda, võidakse koondada, kuna ettevõte soovib, et tegevus oleks võimalikult tõhus.