Kvalifikatsioon vaba aja koordinaatoriks olemiseks on piirkonniti ja vaba aja tegevusi pakkuva kogukonna suuruse järgi erinev. Enamikus valdkondades on nõutav kõrgharidus rekreatsiooni, halduse või kehalise kasvatuse alal. Vabaaja koordinaator võib vajada ka mõningast kogemust, mille võib omandada vabaajaosakonnas tehnikuna töötades. Rekreatsiooni koordinaatoriks saamiseks peaks inimene mõistma eelarve koostamist ja ressursside juhtimist ning oskama planeerida ja ellu viia spordiüritusi, kultuuritegevusi ja vaba aja veetmise võimalusi.
Mõned agentuurid, kes otsivad vaba aja veetmise koordinaatorit, soovivad inimesi, kellel on teadmised teatud valdkondades. Parim kandidaat võib olla kursis juhtimismeetoditega, et alluvaid tõhusalt juhendada. Puhkusekoordinaatoriks töötades võib eeliseks pidada ka mõningaid psühholoogiaalaseid teadmisi, näiteks arusaamist, kuidas inimesed õpivad ja mis neid motiveerib.
Puhkusekoordinaator kavandab ja ajastab sündmusi ja tegevusi, mis võivad teistele meeldida. See isik vastutab tavaliselt ühe puhkerajatise või tegevuse eest vabaaja juhendaja järelevalve all. Ta võib rentida ruume või varustust, kui see on teatud sündmuste jaoks vajalik, ja tagada varustuse ohutu kasutamise.
Teised koordinaatorid tegelevad kõigi kohaliku omavalitsuse pakutavate vabaajategevustega. Inimesed, kes soovivad saada omavalitsuse vaba aja koordinaatoriks, võivad jälgida kõiki parke, basseine, tegevuskeskusi ja spordiväljakuid. Seda tüüpi töötajad reisivad tavaliselt objektide vahel, et tagada ruumide puhtus ja ohutus. Ta võib ka programme hinnata ja vajadusel muudatusi teha.
Halduskohustused on koordinaatori tüüpiline vastutus. Tavaliselt koostab ta eelarve ja töötab välja programmid olemasolevate ressursside piires. Võib nõuda kuu- või aastaaruandeid koos töötajate tulemuslikkuse hinnangutega. Mõnes piirkonnas annab puhkekoordinaator avalikkusele teavet linna või maakonna pakutavate tegevuste kohta. Ta võib ka paluda vabatahtlikke ja jälgida nende koolitust.
Mõned ettevõtted palkavad harrastuskoordinaatoreid, et planeerida töötajatele tegevusi. Mõnel juhul võib inimene kvalifitseeruda tööle, kui ta õpib veel kolledžis kraadi saamiseks. Ta võib planeerida ja juhtida väljasõite ning avaldada üritusi töötajate infolehtede ja flaierite kaudu.
Tööandjad otsivad vaba aja koordinaatoreid, kes töötavad viisakalt avalikkuse ja töökaaslastega. Nad peaksid tegevuste või kultuuriürituste kavandamisel arvestama kogukonna kõigi segmentidega. Hinnatakse head suulist ja kirjalikku suhtlemisoskust ning häid probleemide lahendamise oskusi. Ajajuhtimist võib pidada ka puhkuse koordinaatoriks saamise eeliseks.