Terminit lepinguhaldus kasutatakse tavaliselt hanke- või ostuosakondades. Hankeosakonna kohustuste raames peab juht läbirääkimisi, aktsepteerib ja sõlmib lepinguid organisatsiooni kaupade ja teenuste tarnijatega. Lepinguhaldus on protsess, millega tagatakse, et tarnija järgib läbiräägitud lepingutingimusi. Kuigi hanke roll läbirääkimisprotsessis on kuluhaldusprotsessi oluline osa, on lepingute haldamine see, kus tegelik kokkuhoid kas saavutatakse või jääb saamata.
Tõhusate lepingute haldamise tavade tulemuseks on madalamad tegevuskulud, tõhusad teenused ja tugevam läbirääkimispositsioon järgmises läbirääkimistevoorus. Lepinguhaldus hõlmab lepingu täitmise tagamist, esmase kontaktisikuna tegutsemist teenuse ja vaidluste lahendamisega seotud küsimustes, samuti lepingus kokkulepitud maksete või klauslite haldamist. Üldiselt võib lepingute haldamise jagada kolmeks põhivaldkonnaks: piirmäärad, allahindlused ja tulemusklauslid.
Lävi on termin, mida kasutatakse konkreetsete dollarikulutuste, tehingute või ostetud ühikute sihtmärkide määratlemiseks. Need piirmäärad on tavaliselt seotud ostuhinna dollarite allahindlustega ja põhinevad sageli kindla ajavahemiku jooksul saadud tellimuste arvul. Läbirääkimisprotsessi osana kasutatakse sageli künniseid, et nõuda veelgi suuremaid allahindlusi, kui tarnija tavaliselt pakuks. Mahu kasvades on tarnijal motivatsioon ja suutlikkus hinda alandada, kuna kulud vähenevad.
Allahindlusi kasutatakse tarnija tasu või stiimulina konkreetsete eesmärkide saavutamiseks. Näiteks võib pagariäri pidada läbirääkimisi kindla koguse jahu ostmiseks kindlaksmääratud ajavahemiku jooksul. Kõik täiendavad plaanivälised taotlused, mis täidetakse teatud aja jooksul, on sobilikud tarnijale allahindluse saamiseks. Arve on standardsummale, kuid hinnaalandus arvutatakse ja makstakse tarnijale tagasi preemiana vahetu vajaduse rahuldamise eest. Seda paindlikkust leidub sageli ajatundlikes keskkondades, kus leping on sõlmitud standardse tarnegraafiku jaoks, kuid ärinõuete täitmiseks on vaja täiendavat paindlikkust.
Tulemuslikkuse klauslid põhinevad mõõdetavatel elementidel, mis on ettevõtte toimimise seisukohast kriitilised. Levinud klauslid põhinevad tarnimisel kindla aja jooksul, arveldamisel kindlaksmääratud kuupäevavahemikus, tarnetähtaegadest kinnipidamisel ja ehitusprojektide valmidusprotsendil. Toimivusklausli eesmärk on kehtestada tarnija ja kliendi vahel aktsepteeritud mõõtmismeetod. Need klauslid on olenevalt tööstusest sageli seotud karistuste või preemiatega.
Tõhus lepingute haldamine hõlmab igapäevast tegevuse jälgimist, tulemuslikkuse juhtimist ja tarnijaga seotud järelkontrolli. Ainult aktiivse lepinguhaldusprotsessi kaudu saab ettevõte nõuda lepingus sisalduvaid hüvesid. Need eelised võivad hõlmata ennetähtaegse vabastamise klausleid, täiendavaid maksevähendusi ja muid karistusi.