Mis tahes tüüpi kirjutamise võimalikult tõhusaks muutmiseks on oluline, et kirjutaja mõistaks oma publikut. See, mida lugeja teatud teemaga soovib, vajab, teab ja tunneb, on olulised tegurid teose vastuvõtmisel ning mida rohkem sa lugejast tead, seda tõhusam on sinu kirjutamine. See kehtib olenemata sellest, kas kirjutate kõnet, teadusartiklit või juhiseid kellelegi, kes taotleb laenu või installib mõnda tarkvara. Need juhised aitavad teil oma vaatajaskonda analüüsida ja töötada välja strateegia oma kirjutamise sobivaks sihtimiseks.
1
Otsustage, kes on teie publik. Teisisõnu, kes hakkab seda dokumenti lugema? Tõenäoliselt ei saa te sellele küsimusele veel üksikasjalikku vastust anda; sellepärast teete vaatajaskonna analüüsi. Peaksite siiski suutma vastata küsimusele üldiselt. Näiteks kas keegi, kes proovib mõnda riiulit paigaldada, loeb teie dokumenti? Teatud ettevõtte töötajad? Arvutiprogrammeerijad, kes üritavad mõnes uues tarkvaras viga välja töötada? Mõelge, miks see publik teie dokumenti loeb. Millist ülesannet see aitab neil täita või mida nad peavad teadma?
2
Otsustage, mida peate oma vaatajaskonna kohta teadma. Olenevalt sellest, kellele te kirjutate, on erinevat tüüpi teavet, mis on teile kasulik, kui töötate oma dokumendi võimalikult kasulikuks ja/või veenvaks muutmisel. Peaaegu alati soovite kontrollida oma publiku teadmiste taset. teema kohta ja huvi selle vastu. Olenevalt vaatajaskonnast, olukorrast ja koostatava dokumendi tüübist on palju muud teavet, mis võib olla väärtuslik, näiteks koht, kus publik tõenäoliselt teie dokumenti loeb, ja mitmesugused demograafilised tegurid, nagu vanus, sugu, haridus, erialane taust, kultuuriline taust jne.
3
Otsustage, kuidas analüüsi läbi viia. Teie publikuanalüüs võib olla formaalne (st kasutades küsitlust või muud küsimustikku, struktureeritud intervjuusid jne) või mitteametlik (st põhineda juhuslikumatel vestlustel publiku liikmetega). Parim meetod sõltub sihtrühmast, kelleni proovite jõuda, sellest, kui palju teavet te nende kohta vajate ja milliseid ressursse teil on analüüsi tegemiseks. Mõnikord võib teil olla võimalik leida teavet, mille keegi teine on juba kogunud. küsitluste või turundusuuringute vormis, mis võib olla teie enda andmete kogumiseks.
4
Looge oma analüüsitööriist. Teie analüütiline tööriist on vahend, mida kasutate teabe kogumiseks, nt. teie tegelikud küsimustiku või intervjuu küsimused. Sisu peaks juhtima teie ajurünnak teises etapis. Püüdke vältida küsimuste loomist, mis juhivad teie osalejaid antud vastuseni, isegi kui arvate, et see on õige. Näiteks: “Kui oleme nüüd teile näidanud, kui tõhus meie toode võib olla, kui tõenäoline on, et ostate selle?” või “Kuidas te suhtute presidendi rõhuvasse maksupoliitikasse?” Vältige “topelttünniga” küsimusi. Küsimused, mis esitavad korraga rohkem kui ühe asja, võivad teie osalejaid segadusse ajada või põhjustada ebausaldusväärseid andmeid. Näiteks ei tohiks te küsida: “Kui sageli sa loed teadusteemalisi artikleid ja jagate neid teiste inimestega?” Selle asemel jagage see kaheks küsimuseks: “Kui sageli loed sa teaduse teemalisi artikleid?” ja “Kui sageli jagate teiste inimestega teadusteemalisi artikleid?” Kui kasutate küsitlust, jätke see võimalikult lihtne ja lühike.
5
Valige oma näidis. Kui olete otsustanud, milliseid küsimusi esitada, on aeg otsustada, kellele peaksite need esitama. Kui te ei saa analüüsi kaasata kõiki vaatajaskonda, proovige valida rühm inimesi, kes teie arvates esindavad seda vaatajaskonda, keda loodate mõista. Näiteks kui arvate, et teie vaatajaskond on peamiselt naised, proovige valida Näidis, mis seda peegeldab.Teised omadused, mis võivad osalejate valimisel kasulikud olla, võivad olla nende amet või tööandja (eriti kui kirjutate midagi konkreetse valdkonna inimestele), nende etniline taust, linn või naabruskond, kus nad elavad või liikmelisus konkreetses organisatsioonis. Millised omadused on kõige olulisemad, sõltuvad teie koostatava dokumendi tüübist ja sihtrühmast, kuhu loodate jõuda.
6
Koguge oma andmeid. Viige läbi küsitlus, intervjuud või vestlused potentsiaalsete vaatajaskonna liikmetega. Kui kasutate küsitlust, võiksite lasta osalejatel jääda anonüümseks, eriti kui küsite neilt midagi tundlikku või isiklikku. See võib anda ausamaid vastuseid. Kui intervjueerite osalejaid isiklikult, võib osutuda kasulikuks küsida täpsustavaid küsimusi või otsida lisateavet, öeldes näiteks “kas te saate mulle sellest rohkem rääkida?” või “ütle mulle, miks sa nii tunned”. Samal ajal võib intervjuude läbiviimine mõjutada seda, kuidas inimesed teie küsimustele vastavad, nii et peate kõvasti tööd tegema, et mitte näidata oma eelarvamusi ega tekitada osalejates tunnet, et nad peaksid vastama teatud viisil. Intervjuudeks või mitteametlikuks vestlused, on sageli hea mõte salvestada vestlus hilisemaks viitamiseks, kui teie osalejad sellega nõustuvad. Ärge kunagi salvestage kedagi ilma tema loata, kuna see võib olla osariigi seaduste rikkumine.
7
Analüüsige oma leide. Nüüd on aeg heita pilk kogutud teabele ja vaadata, mida see teile teie vaatajaskonna kohta ütleb. Kui teadlikud või huvitatud on nad teemast, millest kirjutate? Kui vana on keskmine inimene teie valimis? Kui suur osa neist tellib väljaande, mille jaoks kirjutate? Kui teil on vaja oma andmeid põhjalikult statistiliselt analüüsida, on teil abiks tarkvaraprogrammid, nagu Stata või SPSS. Need programmid on siiski kulukad ja enamikul eesmärkidel on lihtsate protsentide arvutamine enam kui piisav. Levinud rakendused, nagu Excel, aitavad teil andmeid korraldada ja analüüsida. Kui asetate oma küsimused andmelehe ülemisele reale ja asetate seejärel iga osaleja vastused allolevatele ridadele, saate kiiresti kokku võtta iga küsimuse kohta saadud vastuste valiku. Kui teie analüüsitööriist kasutas avatud küsimusi, st küsimusi, mis Ärge määrake piiratud valikut võimalikke vastuseid (näiteks “Kuidas te arvate ettevõttesse X?”), siis soovite tõenäoliselt liigitada inimeste vastused kategooriatesse (näiteks: “skeptiline”, “vaenulik”, “ebakindel”, või “positiivne”), et saaksite teha kokkuvõtte, kui suur hulk teie osalejaid vastas (nt “enamikule jäi ettevõttest X negatiivne mulje”).
8
Looge vaatajaskonna profiil. Kui olete oma andmeid analüüsinud, koguge oma leiud ühte dokumenti, mis võtab kokku, kes on teie sihtrühm ja millised on nende vajadused. Selle kokkupanemine aitab teil oma mõtteid korrastada ja luua teie meelest sidusa pildi sellest, kes on teie vaatajaskond. Selle artikli ülaosas olev näidisdokument on hea näide vaatajaskonna profiilist.
9
Mõelge oma vormingule. Sõltuvalt teie vaatajaskonnast võivad mõned vormingud olla tõhusamad kui teised. Kui teie tööandja pole seda otsust teie eest veel teinud, valige vorming, mis teie arvates on teie vaatajaskonna jaoks sobiv. Kui teie publik loeb teie dokumenti ülesande täitmise ajal, tehniline juhend või juhend, mis koosneb järgmistest materjalidest: täpppunktid ja võimalusel diagrammid võivad olla kõige tõhusamad. Teisest küljest, kui soovite teavitada spetsialiste oma valdkonna uutest uuringutest, võib parim olla artikli või uudiskirja vorming.
10
Loo kontuur. Enne dokumendi kirjutamist looge sisu korraldamiseks ja planeerimiseks ülevaade. See mitte ainult ei muuda kirjutamist lihtsamaks, vaid on ka hea viis tagada, et kogu teave, mida peate kõige olulisemaks, oleks olemas ja et see oleks korraldatud nii, et see oleks teie publikule arusaadav. Kontuurid on samuti hea viis oma dokumendi erinevate osade pealkirjade väljatöötamiseks, mis on kasulikud, aidates lugejatel tuvastada otsitava võtmeteabe.
11
Seadke toon. Üks vaatajaskonna analüüsi kõige väärtuslikum asi on see, et see võimaldab teil valida kirjutushääle, mis on teie publikuni jõudmiseks mõjuv ja tõhus. Õige sõnavalik ja lauseehitus võivad teie sõnumi sihtrühmani jõudmisel oluliselt kaasa aidata. Näiteks kui teie publik on kõrgelt haritud ja/või teemaga, millest kirjutate, hästi kursis, tuleb kasutada väga spetsiifilisi ja tehniline sõnavara võib olla vastuvõetav või isegi kasulik. Kui teie publik pole teie teemaga hästi kursis, tuleks sellist keelekasutust vältida. Kui teie publik loeb teie tööd tõenäoliselt konkreetse ülesande täitmisel või töökeskkonnas, kus on palju segavaid tegureid, kasutage lühikesi, lihtsaid laused on soovitatavad. Kui nad loevad teie töid kodus ja pööravad sellele oma jagamatut tähelepanu, muudab lause pikkuse ja struktuuri muutmine teie kirjutamise köitvamaks ja nauditavamaks.
12
Pöörake tähelepanu publiku vajadustele ja eesmärkidele. Kõige tähtsam on see, et teades, mida teie publik loodab teie koostatavast dokumendist õppida, võimaldab teil olla kindel, et kõige rohkem vajaminev teave on esitatud viisil, mis on neile hõlpsasti leitav ja mõistetav.