Töötajate hüvitamise ja tööjõumaksude tasumise süsteemi haldab palgaarvestuse koordinaator. See hõlmab tavapalgaga töötatud töötlemisaega, kuid võib hõlmata ka hüvitiste haldamist, võlgnetavate hüvitiste arvutamist ning boonuste ja muude ühekordsete kontrollide töötlemist. Koordinaatori töö tegelik ulatus sõltub ettevõtte organisatsioonilisest struktuurist. Mitmekesiste raamatupidamisosakondadega suured ettevõtted määravad tavaliselt palgaarvestuse koordinaatorile ranged töötlemisülesanded. Väikesed ettevõtted, kellel pole spetsiaalset raamatupidamis- või personalitöötajat, eeldavad tõenäoliselt, et koordinaator teeb kõik, mis on vajalik töötajate tasumiseks ja hüvitiste jälgimiseks.
Äritegevuse üks keerulisemaid osi on palgaarvestus. Ülesanne on mitmest küljest väga reguleeritud. Tööandjad on seadusega kohustatud maksma töötajatele töötasu vastavalt graafikule, kokkulepitud summas ning hüvitama nõuetekohaselt tehtud ületunnid. Samuti peavad ettevõtted seaduse järgi tasuma kohalikele ja piirkondlikele omavalitsustele vastavaid tööjõumakse. Lisaks nõuavad maksuhaldurid, et ettevõtted säilitaksid tõendid töötajate töötatud aja kohta juhuks, kui valitsus kontrollib ärikulusid.
Need võimalikud juriidilised kohustused muudavad palgaarvestuse juhtimise kriitiliseks ärifunktsiooniks. Palgakoordinaator on spetsialist, kes on palgatud spetsiaalselt juhtima töötajate palga maksmise protsessi vastavalt kehtestatud ajakavale. See hõlmab tunnitabelite kogumist, ülevaatamist ja arhiveerimist, tööaja aruandluse täpsuse kontrollimist ning nõuetekohaste volituste tagamist tavatasu ja ületundide maksmiseks. Lõppkokkuvõttes vastutab koordinaator pakenditasu ja selle töötajateni toimetamise eest. Palgaarvestuse vormistamise tüüpilised viisid on tšekkide kärpimine ja töötajate pangakontodele elektrooniliste sissemaksete korraldamine.
Kui ettevõte on väike ja piiratud töötajate arvuga, saab palgaarvestuse koordinaator sageli palgaarvestusprotsessi käsitsi juhtida. Ajaarvutusi hoitakse finantstabelina, tšekid tehakse ettevõttesiseselt ja maksumaksed tehakse maksuagentuuri otseettevõtte konto kaudu. Kohe, kui ettevõte saavutab teatud võimsuse, muutub aga niimoodi palgafondi haldamine võimatuks. Järgmise taseme palgaarvestuse koordinaator vastutab teatud tüüpi palgaarvestustarkvara käitamise või palgaarvestusettevõttega töötamise eest. Ülesanded on põhimõtteliselt samad, välja arvatud see, et kogu süsteem on arvutipõhine.
Tööjõu arvu suurenedes laienevad ka palgaarvestuse juhtimise vajadused. Sõltuvalt ettevõtte tegevusstruktuurist võib palgaarvestuse koordinaator pidada arvestust töötajatele võlgnetavate hüvitiste, näiteks pensioniplaani kogunenud sissemaksete kohta. Talle saab teha ülesandeks jälgida ja teostada kulude hüvitamist ning käsitleda töötajate küsimusi nende palgamäära ja muude küsimuste kohta. Koordinaator töötab nende kõrvalülesannete täitmiseks raamatupidamis- ja personalitöötajatega või mõnikord töötab nende osakondade pühendunud töötajate asemel, olenevalt asjaoludest.